Die Funktion “Checklisten duplizieren” kann ein echtes Zeitersparnis sein, insbesondere wenn Sie eine neue Checkliste erstellen möchten, die einer bereits vorhandenen ähnlich ist. Durch diese Funktion erstellen Sie eine Kopie, die unabhängig vom Original bearbeitet werden kann.

Benutzergruppen sind hilfreich für eine passgenaue Rechteverteilung bei den Nutzern innerhalb eines Unternehmens. Über die Benutzergruppen können Abteilungen oder hierarchische Ebenen abgebildet werden. Jeder Nutzer kann berechtigt werden, die angelegten Kategorien und Checklisten einer oder mehrerer Benutzergruppen zu sehen und zu nutzen. Neben abteilungs- oder fachspezifischen Benutzergruppen mag es auch eine Benutzergruppe geben, die Checklisten enthält, welche jeder Mitarbeiter des Unternehmens verwenden soll.

In einer solchen Struktur ist es besonders wichtig, die einzelnen Nutzerrechte korrekt zu bestimmen. Wer darf in welcher Benutzergruppe Checklisten erstellen und ausfüllen? Wer darf als Administrator fungieren und neue Nutzer anlegen, Daten analysieren oder gar neue Benutzergruppen anlegen?

Ein Administrator wird nicht ausreichen. Jede Benutzergruppe wird einen eigenen Administrator benötigen, der allerdings auch nur für seinen Bereich Einstellungen vornehmen soll. Aber wie geht man dann mit einer Benutzergruppe um, auf die alle Mitarbeiter eines Unternehmens zugriff haben?  

Fallbeispiel:

Ein Unternehmen legt eine Benutzergruppe an, auf die alle Nutzer des Unternehmens Zugriff haben, da dort abteilungsübergreifende Vorlagen abgelegt sind. Dazu wird die systemseitig vergebene Benutzergruppe “Standard” verwendet. Einige Nutzer sind als “Standard-Nutzer” in Check-it angelegt und dürfen somit Checklistenvorlagen erstellen und bearbeiten. Dieses Recht sollen sie allerdings nur für ihre Benutzergruppe (Beispielsweise “Instandhaltung”) haben, nicht für die Benutzergruppe “Standard”. Für diesen Anwendungsfall kann die Benutzergruppe “Standard” für die Bearbeitung durch “Standard-Nutzer” gesperrt werden. Dadurch kann die Gruppe und die Checklistenvorlagen nur doch von Administratoren und “Standard-Nutzern” mit der Zusatzberechtigung “Nutzergruppen-Administrator” und “Checklisten-Administrator” bearbeitet werden.

Das Erstellen und Administrieren von Benutzergruppen ist nur für Check-it Kunden freigeschaltet, die das Add-On “Konzernverwaltung” bestellt haben.

 Inhalte dieses Artikels

• Nutzergruppen sperren
• Ansicht des Standard-Users