Rechteverwaltung bei Benutzergruppen(Add-On: Konzernverwaltung)
Benutzergruppen sind hilfreich für eine passgenaue Rechteverteilung bei den Nutzern innerhalb eines Unternehmens. Über die Benutzergruppen können Abteilungen oder hierarchische Ebenen abgebildet werden. Jeder Nutzer kann berechtigt werden, die angelegten Kategorien und Checklisten einer oder mehrerer Benutzergruppen zu sehen und zu nutzen. Neben abteilungs- oder fachspezifischen Benutzergruppen mag es auch eine Benutzergruppe geben, die Checklisten enthält, welche jeder Mitarbeiter des Unternehmens verwenden soll.
In einer solchen Struktur ist es besonders wichtig, die einzelnen Nutzerrechte korrekt zu bestimmen. Wer darf in welcher Benutzergruppe Checklisten erstellen und ausfüllen? Wer darf als Administrator fungieren und neue Nutzer anlegen, Daten analysieren oder gar neue Benutzergruppen anlegen?
Ein Administrator wird nicht ausreichen. Jede Benutzergruppe wird einen eigenen Administrator benötigen, der allerdings auch nur für seinen Bereich Einstellungen vornehmen soll. Aber wie geht man dann mit einer Benutzergruppe um, auf die alle Mitarbeiter eines Unternehmens zugriff haben?
Fallbeispiel:
Ein Unternehmen legt eine Benutzergruppe an, auf die alle Nutzer des Unternehmens Zugriff haben, da dort abteilungsübergreifende Vorlagen abgelegt sind. Dazu wird die systemseitig vergebene Benutzergruppe „Standard“ verwendet. Einige Nutzer sind als „Standard-Nutzer“ in Check-it angelegt und dürfen somit Checklistenvorlagen erstellen und bearbeiten. Dieses Recht sollen sie allerdings nur für ihre Benutzergruppe (Beispielsweise „Instandhaltung“) haben, nicht für die Benutzergruppe „Standard“. Für diesen Anwendungsfall kann die Benutzergruppe „Standard“ für die Bearbeitung durch „Standard-Nutzer“ gesperrt werden. Dadurch kann die Gruppe und die Checklistenvorlagen nur doch von Administratoren und „Standard-Nutzern“ mit der Zusatzberechtigung „Nutzergruppen-Administrator“ und „Checklisten-Administrator“ bearbeitet werden.
Das Erstellen und Administrieren von Benutzergruppen ist nur für Check-it Kunden freigeschaltet, die das Add-On „Konzernverwaltung“ bestellt haben.
Inhalte dieses Artikels
Nutzergruppe sperren
Gehen Sie wie folgt vor, um Nutzergruppen zu sperren:
Öffnen Sie den Bereich „Verwaltung“ und anschließend den Reiter „Kunde“.
Dort, wo sich die Benutzergruppe editieren oder löschen lassen, ist nun ein drittes Feld hinzugefügt worden, in den man einen Haken setzen kann.
Ist der Haken gesetzt, ist der Schutz aktiviert.
Standard-User verlieren bei aktiviertem Schutz einer Benutzergruppe folgende Möglichkeiten:
-
- Checklisten erstellen und bearbeiten
- Kategorien erstellen und bearbeiten
Ansicht Standard-User
Bild 1: Der Standard-User kann persönliche Checklisten in der gesperrten Gruppe nicht mehr bearbeiten (in diesem Beispiel wurde Gruppe 2 gesperrt). Falls er diese bearbeiten möchte, kann er die Checkliste in eine private Kategorie verschieben lassen. Dort hat die Rechte, die Vorlage zu bearbeiten.
Bild 2: Wenn der Standard-User eine neue Checkliste (oder Kategorie) erstellen möchte, kann dies nur für eine Benutzergruppe erfolgen, für die er die Rechte hat bzw. nicht gesperrt ist.
Hinweis:
Achten Sie darauf, nicht alle Gruppen für Standard-User zu sperren. In diesen Fällen ist es nicht mehr möglich Checklisten zu erstellen oder zu bearbeiten und die entsprechenden Buttons werden für diesen User deaktiviert.
