Bild 1: Navigieren Sie zunächst zu „Verwaltung“ und wählen Sie anschließend den Menüpunkt „Dokumente“ aus.

Bild 2: Hier sehen Sie die Übersicht der Seite:

a. Möglichkeit zum Hinzufügen von Kategorien und Dokumenten.
b. Filterfunktion über verschiedene Nutzergruppen.
c. Informationen zur Kategorie, beispielsweise den Namen der Nutzergruppe, zu der sie gehört, sowie die Möglichkeit, die Kategorie zu bearbeiten oder zu löschen.
d. Informationen zu einem einzelnen Dokument. Die Icons von links nach rechts: Dokument öffnen und als PDF ansehen, Dokumentdaten bearbeiten, Dokument löschen.*
e. Dokumente können per Drag & Drop in verschiedene Ordner verschoben werden.

Bild 1: Um eine Kategorie neu anzulegen oder eine bestehende Kategorie zu bearbeiten, wählen Sie entweder: Hinzufügen -> „Ordner“ oder Ordner -> “Bearbeiten”

Bild 2: Sie können nun:

a. Einen Namen für die Kategorie vergeben 
b. Die Nutzergruppe der Kategorie ändern
c. Die Änderungen speichern

Bild 1: Um eine Kategorie neu anzulegen oder eine bestehende Kategorie zu bearbeiten, wählen Sie entweder „Hinzufügen → Neues Dokument“ oder „Dokument → Ändern“.

Bild 2: Sie können nun
a. den Titel ändern,
b. den Ordner ändern,
c. einen Infotext vergeben,
d. ein PDF-Dokument hochladen.

Bild 3: Falls Sie ein neues Dokument hochladen möchten (d), haben Sie zwei Möglichkeiten:
a. Ziehen Sie das Dokument per Drag & Drop in das entsprechende Feld.
b. Über „Datei auswählen“ öffnet sich der Dateibrowser (siehe Bild 4).

Klicken Sie anschließend auf „Anwenden“ (Bild 5) und danach auf „Speichern“ (Bild 6).

Gehen Sie auf „Verwaltung“ und anschließend auf „Mails“.

In der ersten Reihe befinden sich Buttons mit verschiedenen Funktionen, die im Folgenden erklärt werden.

a. Hier können Sie zwischen verschiedenen Mail-Templates wechseln.
b. In diesem Bereich sehen Sie die Platzhalter, die in der Mail verwendet werden können, sowie eine Beschreibung dieser Platzhalter.
c. Hier wird die Mail angezeigt, die versendet wird.

Nachdem Sie auf „Bearbeiten“ gedrückt haben, können Sie die Vorlage bearbeiten.

a. Hier können Sie den Betreff der Mail festlegen.
b. Hier bearbeiten Sie den Body der Mail, also den eigentlichen Inhalt. Dafür stehen Ihnen verschiedene Formatierungsmöglichkeiten wie Fett, Kursiv usw. zur Verfügung.

Außerdem können Platzhalter verwendet werden. Wenn beispielsweise der Name des Nutzers eingefügt werden soll, wird der Platzhalter @@nameuser@@ verwendet.
Wenn Sie also „Sehr geehrter Max Müller“ schreiben möchten, müssen Sie in der Vorlage „Sehr geehrter @@nameuser@@“ eintragen.

Wählen Sie den Button „CC Empfänger“, um einen automatischen Empfänger mit einzutragen.

Hier können Sie eine Mailadresse eingeben, die automatisch in CC gesetzt wird, wenn eine Mail versendet wird. Dadurch wissen Sie, welche Mails das System an die Kollegen versendet.

Hinweis: Systembenachrichtigungen wie „Passwort zurücksetzen“ sind davon selbstverständlich nicht betroffen.

Um eine Word-Datei mit einer Checkliste zu verknüpfen, müssen Sie diese zunächst hochladen. 

 Klicken Sie hierzu im Checklisten-Editor auf den Button “Word Vorlage verknüpfen”. Ziehen Sie anschließend die zu verknüpfende Word-Datei per Drag & Drop in das Pop-Up.

Tipp: Sie können zudem den Button “Word aktualisieren” nutzen, um eine angepasste Word-Datei erneut hochzuladen. Alle bereits gesetzten Bookmarks bleiben dadurch erhalten.

Um einen Check-it Baustein mit einem Text-Bookmark zu verknüpfen, wählen Sie das Dropdown “Formfeld” aus und suchen dort nach der Textmarke. 

Um die Suche zu erleichtern, können Sie per Texteingabe nach dem Bookmark suchen. 

Im gezeigten Beispiel wurden die ersten 3 Bookmarks mit den ersten 3 Check-it Bausteinen verknüpft.

Verknüpfen Sie die im Word-Dokument vorbereiteten Textboxen nun mit den Check-it Single-Choice oder Multiple-Choice Fragen.

Wichtig! Achten Sie auf die Reihenfolge der Antworten! Die Reihenfolge der Antworten muss zu der Benennung der Checkboxen passen! Siehe hierzu dieses Tutorial.

• “KontErstin_0” -> Das bedeutet, dass die erste Check-it Option “i.O.” sein muss.
• “KontErstin_1” -> Das bedeutet, dass die zweite Check-it Option “n.i.O.” sein muss.
• “KontErstin_2” -> Das bedeutet, dass die dritte Check-it Option “n.i.O.” sein muss.

Gehen Sie bei den Bild-Bookmarks so vor, wie auch beim Text. Bei Feldern, die ein Bild erzeugen (Foto, Skizze, Unterschrift) werden nur die Bild-Bookmarks angezeigt. 

Hinweis: Pro Bild-Bookmark kann nur ein einziges Bild ausgegeben werden. Wenn daher in einem Bild-Baustein mehrere Bilder aufgenommen werden, wird nur eins dieser Bilder im Word-Dokument ausgegeben.