Objektbaustein

In vielen Fällen muss bei Nutzung der Checkliste ein Objekt referenziert oder angegeben werden. Hierbei kann es sich beispielsweise um Messgeräte, Gebäude, Anlagen, Betriebsmittel oder vieles mehr handeln. Ganz gleich, um welches Objekt es geht, werden hierbei meist die vorhandenen Eigenschaften verwendet, beispielsweise das Baujahr, die Größe oder das Gewicht.

Nutzen Sie den Objektbaustein in Check-it, um eine Tabelle anzulegen, in der Sie diese Eigenschaften und auch Objekte festhalten können. Zudem halten Sie zu jedem Objekt auch entsprechende Checklisten fest, die hierzu genutzt werden sollen.

Der Endanwender hat nun den Vorteil, dass er bei Nutzung der App (z. B. bei einer Prüfung) lediglich das betreffende Objekt über eine Baumstruktur auswählt und die dazu passende Checkliste direkt parat hat. Zudem werden alle für diesen Anwendungsfall wichtigen Objekteigenschaften direkt in die Checkliste geladen.

Wie genau Sie dies einstellen können, zeigen wir Ihnen in diesem Tutorial.

 

Funktion und Anwendung Objektbaustein

Mit dem Objektbaustein können Sie vier Hierarchien und vier dazugehörige Eigenschaften definieren. Diese Informationen können dann in einer Checkliste ausgewählt und angezeigt werden. Wie genau damit gearbeitet wird, soll folgendes Beispiel zeigen:

Bild 1: Im Facility Management Bereich sollen verschiedene Gebäude inkl. der darin enthaltenen Stockwerke, Zimmer und Gegenstände verwaltet werden. In diesem Beispiel verfügt jede dieser Hierarchien (Gebäude/Stockwerk/Zimmer/Gegenstand) über entsprechende Eigenschaften.

Bild 2: Wie diese Eigenschaften den Hierarchien zugeordnet werden, zeigt das zweite Bild. Beispielsweise kann ein Gebäude die Eigenschaften „Straße“, „Block“ und „Hausnummer“ haben. In unserem Beispiel gibt es daher ein Gebäude E, welches in der Straße „Nebenstraße“, im Block „A“ ist und die Hausnummer „32“ hat.

Anwendungsfall 1: Objekt-Auswahl in Checkliste

Die hinterlegten Informationen können durch einen Objektbaustein an jeder beliebigen Stelle in einer Checkliste platziert werden. Dadurch kann auf die entsprechenden Eigenschaften zugegriffen werden.

Beispiel 1: Ein Unternehmen soll prüfen, ob die Anzahl der Feuerlöscher pro Stockwerk ausreichend ist. Der Benutzer gibt daher das Gebäude und das Stockwerk an, in dem die Prüfung stattfindet. Dadurch sieht er automatisch die Fläche des Stockwerks und die Anzahl der zu erwartenden Feuerlöscher in der App.

Beispiel 2: Eine Putzfrau soll ein Zimmer reinigen. Durch die App wählt sie das Zimmer aus, in dem die Reinigung stattfinden soll. Die App zeigt die Größe des Zimmers und die Art der Reinigungsmittel an, die sie zur Reinigung verwenden sollte.

Anwendungsfall 2: Auswahl der Checkliste durch Objekte

Sie finden den Bereich „Eigene Tabellen“ unter Verwaltung > Kunde > Eigene Tabellen. Klicken Sie hier auf „Neu“, um eine neue Tabelle anzulegen (Bild 1).

Nun können Sie einige Parameter der neuen Tabelle festlegen (Bild 2). Besonders wichtig ist hierbei das Referenzfeld. Nach diesem Wert wird später in der Tabelle gesucht, um die korrekten Informationen zu finden und anzuzeigen. Möchten Sie beispielsweise später Informationen zu einem Inventar angezeigt bekommen, wäre es sinnvoll, die Inventarnummer ins Referenzfeld zu schreiben oder die Kundennummer, wenn man Kundeninformationen in die Checkliste einfügen möchte. Achten Sie in Ihrem Datensatz darauf, dass eine Referenznummer nur einmalig vorkommt!

Alle anderen Feldnamen bezeichnen die Überschriften der Tabellenspalten Ihrer vorhandenen Tabelle bzw. die Namen der Werte, die Sie anlegen möchten.

Im Bild 2 ist die Inventarnummer das Referenzfeld. Zu jeder Inventarnummer können nun folgende Werte in die Tabelle eingetragen bzw. durch eine vorhandene Tabelle importiert werden: Gebäude, Ebene, Raum, Hersteller. Hierbei handelt es sich jeweils um Textwerte.

Ihre Objekttabelle in Check-it anlegen

Bild 1: Um eine Objekttabelle in Check-it anzulegen, gehen Sie zuerst auf den Bereich „Verwaltung“ und anschließend auf „Objekttabellen“.

Bild 2: Wählen Sie im neuen Menü den Button „Neue Objekttabelle“ aus.

Bild 3: Geben Sie die Konfiguration Ihrer Objekttabelle an, indem Sie zunächst einen Namen eingeben (Pflichtfeld). Anschließend können Sie die weiteren Einstellungen öffnen, indem Sie auf die Pfeile drücken.

Bild 4: Erstellen Sie nun die verschiedenen Hierarchien. Für dieses Beispiel wurden die Eigenschaften wie folgt angelegt:

 

Eigenschaft 1 Eigenschaft 2 Eigenschaft 3 Eigenschaft 4
Haus Straße Block Hausnummer leer
Stockwerk Anzahl Feuerlöscher Nutzung Fläche leer
Zimmer Reinigungsmittel Art des Zimmers Größe leer
Gegenstand Typ Wert Zustand leer

 

 

Objekttabelle Importieren

In den meisten Fällen ist damit zu rechnen, dass unsere Nutzer bereits über eine eigene Objekttabelle verfügen, die ihnen von verschiedenen Instandhaltungstools zur Verfügung gestellt wird. Um diese Tabelle zu importieren, gehen Sie wie folgt vor:

Bild 1: Öffnen Sie die „Einstellung Import“. Geben Sie anschließend an, welche Eigenschaft in welcher Spalte der zu importierenden Tabelle zu finden ist. Da unsere Beispiel-Tabelle eine Excel-Datei ist, sind CSV-Delimiter und Textqualifier nicht notwendig. Da eine Kopfzeile vorhanden ist, muss dies mit angegeben werden.

Bild 2: Unsere Beispieltabelle ist wie folgt aufgeteilt:

  • Spalte 1: Referenz-Feld („Objekt-ID“)
  • Spalte 2: Hierarchie 1 („Gebäude-Name“)
  • Spalte 3: Eigenschaft 1 der 1. Hierarchie („Anz. Feuerlöscher“)
  • Spalte 4: Eigenschaft 2 der 1. Hierarchie („Block“)
  • Spalte 5: Eigenschaft 3 der 1. Hierarchie („Haus Nr.“)
  • Spalte 6: Hierarchie 2 („Stockwerk“)

Bild 3: Wählen Sie anschließend die zu importierende Tabelle aus (.csv oder .xlsx). Der Datensatz wird nach einer kurzen Wartezeit angezeigt.

Objektbaustein in Checkliste verwenden (Anwendungsfall 1)

Um ein Objekt in einer Checkliste zu verwenden (Anwendungsfall 1), gehen Sie wie folgt vor:

Bild 1: Öffnen Sie den Checklisten-Editor. Ziehen Sie anschließend den Objekt-Baustein per Drag & Drop in die Checkliste.

Hinweis: Es ist nötig, herunterzuscrollen, da der Objekt-Baustein am Ende der Liste mit den Bausteinen ist.

Bild 2: Geben Sie anschließend die entsprechenden Informationen an:

a. Bezeichnung: Name, unter dem der Baustein in der Checkliste erscheinen soll.

b. Tabelle: Objekttabelle, aus der die Informationen in diesem Baustein gezogen werden sollen.

c. Standardwerte: Standardwerte, die in der App beim Ausfüllen dieser Checkliste angezeigt werden sollen.

d. Infotext: Wird in der App im „Info-Button“ angezeigt.

Standard-Werte einpflegen

Der Objekt-Baustein kann auch ohne Standardwerte in der Checkliste genutzt werden. Dadurch ist es möglich, auf alle Objekte in der Objekttabelle zuzugreifen.

Es mag jedoch in einigen Fällen vorteilhaft sein, die Auswahl von Objekten zu begrenzen. Beispiel: Der Reinigungsplan soll nur im Objekt A im 2. OG Anwendung finden. Das Zimmer soll jedoch frei auswählbar sein. Da es um die Auswahl der Reinigungsmittel geht, ist es nicht notwendig, sich die Gegenstände im Zimmer anzeigen zu lassen; diese können ausgeblendet werden.

Auch sind nicht alle Eigenschaften notwendig: Während beim Gebäude und dem Stockwerk nur eine Eigenschaft angezeigt werden soll, sollen beim Zimmer alle Eigenschaften auswählbar sein.

a. Vorausgewählte Hierarchien: „Gebäude“ und „Stockwerk“ sind beim Ausfüllen gesetzt. Sie können vom Benutzer nicht verändert werden.

b. Offene Hierarchie: Das Zimmer kann frei ausgewählt werden. Dem Benutzer stehen alle Zimmer im 2. OG des Gebäudes A zur freien Auswahl.

c. Objekt-Eigenschaften: Es sollen alle Eigenschaften des Zimmers angezeigt werden.

d. „Anzeigen„: In der App werden nur „Gebäude“, „Stockwerk“ und „Zimmer“ angezeigt. Gegenstände werden nicht angezeigt, weil sie für den Anwendungsfall in diesem Beispiel nicht relevant sind.

Checklisten zum Objekt zuweisen (Anwendungsfall 2)

Bild 1: Öffnen Sie die Objekttabelle, indem Sie auf „Verwaltung“ > „Objekttabellen“ gehen und anschließend die gewünschte Objekttabelle öffnen. In dieser Übersicht sehen Sie in den Spalten (1), (2), (3) und (4), wie viele Checklisten welcher Hierarchie zugewiesen sind. Der Hierarchie 3. OG sind beispielsweise eine Checkliste zugewiesen, sichtbar durch die grüne 1 in Hierarchie (2).

Im Folgenden werden wir sehen, wie man dem Zimmer 388 in Hierarchie (3) eine Checkliste zuweisen kann. Klicken Sie hierzu auf die 0 (grün markiert). Es öffnet sich ein Menü, welches in Bild 2 gezeigt wird.

Bild 2: Wählen Sie im oberen Teil des Bildes die Kategorie und die Checkliste aus, die Sie der Ebene zuweisen möchten. Im linken Teil wird der ausgewählte Datensatz (Gebäude A – 3. OG – Zimmer 388) angezeigt. Im rechten Teil des Bildes können Sie die gewünschten Eigenschaften auswählen, die später in der Checkliste angezeigt werden sollen.

Hinweis: Es werden nur die Objekte angezeigt, denen im Backend eine Checkliste zugewiesen wurde.

Bild 3: Nach erfolgreicher Zuweisung wird statt der grauen 0 nun eine grüne 1 angezeigt. Falls mehr als eine Zuweisung erfolgt, finden Sie an dieser Stelle die entsprechende Anzahl.

Im folgenden Bild sehen Sie die spätere Ansicht in der App.

Bild 1: Wählen Sie aus dem Objektbaum die gewünschte Checkliste aus.

Bild 2: Nach Auswahl der Checkliste werden alle im Vorfeld ausgewählten Eigenschaften in einem eigenen Abschnitt angezeigt.

Bild 3: Die entsprechenden Eigenschaften werden in der generierten PDF-Datei in einer eigenen Tabelle ausgegeben.