Tut_48 – Nutzer – Nutzergruppe – Verwaltung

Tut_48 – Nutzer – Nutzergruppe – Verwaltung

von | Sep. 8, 2023 | Check-it, Tutorial

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Nutzer – Nutzergruppe – Verwaltung

Die Verwaltung von Nutzergruppen ist ein zentraler Bestandteil in der Check-it App, um Strukturen, Zuständigkeiten und Zugriffsrechte effizient abzubilden. Durch die gezielte Organisation von Nutzern in Gruppen können Checklisten, Inhalte und Berechtigungen übersichtlich gesteuert und an unterschiedliche Teams oder Abteilungen verteilt werden. Dies erleichtert nicht nur die Administration, sondern sorgt auch für klare Prozesse und eine reibungslose Zusammenarbeit innerhalb Ihres Unternehmens.

Inhalt

Hinweis:

Mehr zum Konzept unserer Nutzergruppen, erfahren Sie hier.

Navigation

Um die Seite zum Erstellen einer Nutzergruppe zu öffnen:

Klicken Sie auf das Menü Nutzer (a), um es zu erweitern, und klicken Sie anschließend auf Nutzergruppe.

Vordefinierte Gruppen

Es sind zwei Standardkategorien für alle vorhanden: Standard und Archiv.

a. Die Gruppe Standard wird automatisch für jeden Kunden erstellt und umfasst alle Ihre Nutzer sowie anfänglich alle Ihre Kategorien. Sie können Inhalte aus der Standardgruppe entfernen, jedoch keine Nutzer. Diese Gruppe kann nicht gelöscht werden.

b. Die Gruppe Archiv kann verwendet werden, um Inhalte zu verschieben, die nicht mehr benötigt werden, beispielsweise wenn eine zuvor erstellte Nutzergruppe gelöscht werden soll. Die Inhalte sind nur für die Nutzer dieser Gruppe sichtbar. Administratoren sind automatisch enthalten. Auch diese Gruppe kann nicht gelöscht werden.

Eine neue Nutzergruppe erstellen

a. Um eine neue Nutzergruppe zu erstellen, klicken Sie auf + Neue Nutzergruppe.

b. Geben Sie den Namen der neuen Gruppe ein.

c. Klicken Sie auf das Logo, um das Bild zu ändern.

Kategorien hinzufügen

d. Erweitern Sie das Menü Kategorien in dieser Nutzergruppe, um dem neu erstellten Gruppe Kategorien hinzuzufügen.

Nutzergruppe: Wählen Sie eine bereits vorhandene Gruppe aus, um die zu importierenden Kategorien auswählen zu können.
Kategorien: Wählen Sie, welche Kategorie aus der ausgewählten Gruppe in die neue Gruppe importiert werden soll.

Klicken Sie auf Hinzufügen.

e. Die hinzugefügten Kategorien werden hier angezeigt.

Nutzer hinzufügen

f. Erweitern Sie das Menü Nutzer in dieser Nutzergruppe, um dem neuen Gruppe Nutzer hinzuzufügen.

E-Mail: Wählen Sie den Nutzer aus.

Klicken Sie auf Hinzufügen.

g. Die hinzugefügten Nutzer werden hier angezeigt.

Tut_49 – Aufgabe – Aufträge – Verwaltung

Tut_49 – Aufgabe – Aufträge – Verwaltung

von | Sep. 8, 2023 | Check-it, Tutorial

Aufgabe – Aufträge – Verwaltung

Die Auftragsverwaltung enthält die Funktion, Einzelaufträge oder wiederkehrende Tätigkeiten als Auftrag zu erstellen, mit einer Checkliste zu verknüpfen und einem Mitarbeiter oder einer ganzen Benutzergruppe terminlich zuzuweisen. Mitarbeiter sehen die Aufträge in der App unter einem separatem Reiter und können diese abarbeiten. Das Organisationsteam kann die Abarbeitung überwachen und ggf. ändern und anpassen.

 

Übersicht

Ist das Auftragsverwaltungs-Add-On bei Ihnen freigeschaltet, finden Sie es unter

a) Daten und Auftragsverwaltung.

b) Über die Pfeiltasten, können Sie die Detailansicht öffnen und schließen.

c) Sind Aufträge angelegt, finden Sie in der Tabelle eine Übersicht Ihrer Aufträge mit folgender Information:
Status: Status des Auftrags: Abgeschlossen, in Arbeit oder Offen
Datum: bis wann die Tätigkeit abgeschlossen sein soll
Bezeichnung: Name des Auftrags
Ausführen von: E-Mail des Nutzers, dem die Aufgabe zugewiesen wurde
Checklisten: die mit dem Auftrag verknüpft wurden. Dies können auch mehrere Checklisten sein.

d) Über das Bearbeiten-Symbol kann die Checklisten bearbeitet oder – im Fall der abgeschlossenen Checklisten – die PDF geöffnet werden.

e) Schaltflächen für die Anlage eines Einzel- oder Serienauftrags.

Aufträge anlegen

Um einen Einzel- oder einen Serienauftrag zu erzeugen, wählen Sie den entsprechenden Button aus (b und c im Bild). In den sich nun erscheinenden Fenster, haben Sie folgende Möglichkeiten:

Bild 1:

  1. Grunddaten des Auftrags angeben, und dann auf Speichern drücken.
  2. Checkliste zuweisen, indem Sie diese aus dem Dropdown-Menü auswählen.
  3. Auftrag erzeugen, indem die entsprechenden Grunddaten ausgewählt werden.

Nach dem Ausfüllen und Klick auf den Button “Weiter” wird die Übersicht des Auftrags generiert.

Bild 2:

  • a) Grunddaten zum Auftrag
  • b) Möglichkeit der Erstellung eines weiteren Serienauftrags
  • c) Hinzufügung eines Teil- oder Einzelauftrags
  • d) Zuweisung einer zusätzlichen Checkliste innerhalb des Auftrags
  • e) Einzelheiten zu den Teilaufträgen; Möglichkeit deren Löschung oder Anpassung.
Wussten Sie schon?

Ein Auftrag kann nicht nur einem einzelnen Nutzer, sondern auch einer ganzen Benutzergruppe zugewiesen werden. Alle Nutzer dieser Gruppe erhalten den Auftrag. Sobald ein Mitarbeiter diesen erledigt, wird der Auftrag bei den anderen ausgetragen.

Tut_21 – Daten – Auswertung

Tut_21 – Daten – Auswertung

von | Sep. 7, 2023 | Check-it, Tutorial

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Daten – Auswertung

Den Bereich Datenauswertung finden Sie direkt unter dem Menüpunkt “Daten”. Hier haben Sie die Möglichkeit, alle hochgeladenen Datensätze innerhalb einer Checkliste miteinander zu vergleichen und auch nach einzelnen Werten zu suchen.

In dem hier gezeigten Beispiel ist eine Checkliste zur Kontrolle von Baustromverteilern zu sehen, in welcher nach der entsprechenden Inventarnummer des einzelnen Baustromverteilers gesucht werden kann. So erhalten Sie stets den gewünschten Einblick und können den größten Nutzen aus Ihren gewonnen Daten ziehen.

Inhalt

Datenauswertung – Navigation

a. Navigation. Öffnen Sie die Datenauswertung, indem Sie in der oberen Auswahl den Reiter Daten und anschließend die Auswertung auswählen.

b. Suchen Sie nach einer einzelnen Checkliste

c. Checklisten Meta-Data. Wie: Name der Checkliste, Kategorie, Typ, Nutzergruppe. 

FAQ "Check it Rechtekonzept"

d. Erhaltene Daten. In der Spalte Erhaltene Daten, sehen Sie die Anzahl der eingegangenen Datensätze. Die Checkliste “AF_01_Servicebericht” wurde in dem hier angezeigten Account beispielsweise viermal (4) ausgefüllt.

e. Detail-Page. Öffnen Sie eine Checkliste zur weiteren Auswertung.

 

Datenauswertung – Detail

a. Export. Öffnen Sie die verschiedenen Optionen zum Exportieren. Mehr Informationen.

b. Previews. Jede angezeigte Checkliste hat verschiedene Previews

  • Checkliste Vorschau. Eine Vorschau der ausgefüllten Checkliste. Mehr Informationen.
  • Excel-Download. Laden Sie diese Checkliste als Excel-Datei herunter.
  • PDF Preview. Laden Sie die Checkliste als PDF-Datei herunter. Mehr Informationen.

c. Weitere Optionen. Duplizieren Sie die Checkliste als zwischengespeicherte Checkliste, d.h. aus diesem Datensatz wird eine neue Checkliste generiert, die von Ihnen weiter ausgefüllt werden kann.

d. Word-Vorlagen. Sofern es zu dieser Checkliste eine Word-Vorlage gibt, kann diese an dieser Stelle angezeigt werden.

e. Kennzeichen. Ändern Sie die Kennzeichnung dieser Checkliste (Leer – Offen – In Arbeit – Abgeschlossen).

Checkliste Vorschau

Erzeugt eine Vorschau dieser Checkliste. Sie können auf diese Weise bspw. Bilder besser einsehen.

PDF Vorschau

Zeigt das PDF-Dokument zu dieser Checkliste an.

Datenauswertung – Filter

a. Datum-Filter. Stellen Sie verschiedene Filter ein, wie beispielsweise: Erfasst von (Datum ab dem die Checklisten ausgegeben werden sollen), Erfasst bis (Datum bis zu dem die Checklisten ausgegeben werden sollen). Mehr Informationen. 

b. Kennzeichnung-Filter. Filter nach der Kennzeichnung der Checkliste (Leer – Offen – In Arbeit – Abgeschlossen).

c. Abschnitt. Filter nach dem Abschnitt der Checkliste.

d. Feld. Zeigt die Felder innerhalb des vorher ausgewählten Abschnitts an.

e. Beziehung. Geben Sie die Such-Art für den Wert an. Folgende Werte stehen zur Auswahl.

  • “enthält” : Sucht nach ähnlichen Werten
  • “=” : Sucht nach Exakten Werten
  • “>” : Sucht nach Werten die Größer sind als 
  • “>=” : Sucht nach Werten die größer-gleich sind als 
  • “null” : Sucht nach Leeren Werten

f. Wert. Geben Sie den Wert an, nach dem Sie suchen möchten.

g. Filter hinzufügen. Fügen Sie der Suche einen weiteren Filter hinzu.

 

Beispiel: Um eine Checkliste herausfiltern zu können, bei der im Feld “Störung” der Wert Test eingegeben wurde, ist wie folgt vorzugehen

  • Abschnitt: Störung (Dropdown Auswahl)
  • Feld: Kundeninformation/ Störung (Dropdown Auswahl)
  • Relation: like (Wenn ähnliche Werte zugelassen werden sollen)
  • Wert: “Quittieren von Schutzeinrichtungen”

Die hier ausgewählte Konfiguration muss über den Filter-Button (direkt neben a) ) in die Auswertung geladen werden. Je nach Anzahl der vorhandenen Checklisten lädt das System länger.

Datum Eingabe

Picker um ein Datumswert einzugeben.

Datenauswertung – Export

Der Export exportiert den angezeigten Datensatz in Excel. Hierbei stehen verschiedene Export-Möglichkeiten zur Auswahl:

  • Export Grid: Die exportierte Excel-Datei ist genau so aufgebaut wie die Anzeige bei checkitonline.de
  • Export Tabelle: Die umfassendste Export-Möglichkeit. Hierbei ist die Tabelle im Vergleich zum Grid transponiert, zudem werden für jedes Feld zwei zusätzliche Spalten erstellt, eine für Notizen und eine weitere für zusätzlich hinzugefügte Bilder.
  • Export Tabelle kurz: Die bei “Export Tabelle” zusätzlichen Spalten für Bilder und Notizen entfallen bei dieser Export-Option.
  • Export Tabelle mit Bildern: Zusätzlich zur PDF-Datei, werden alle Bilder als .zip Datei heruntergeladen.
  • Export PDF-Dateien: Download aller ausgewählten PDF-Dateien im .zip Format.

Tut_24 – Checklisten – Unterchecklisten

Tut_24 – Checklisten – Unterchecklisten

von | Sep. 7, 2023 | Check-it, Tutorial

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Checklisten – Unterchecklisten

Durch Unterchecklisten können Checklisten bei Nutzung der App dynamisch erweitert werden. Nutzen Sie dieses Tool beispielsweise, um Mängel festzuhalten oder um eine logische Verknüpfung zu erstellen.

Dieses Tutorial geht auf 4 Hauptpunkte ein:

Beispiele für Unterchecklisten

Logische Verknüpfung

Wenn Unterchecklisten für logische Verknüpfungen genutzt werden, dann greift ein Baustein auf diese zu. So kann beispielsweise für eine Ja-Nein-Frage folgende Unterchecklist hinterlegt werden:

“Mangel vorhanden?”

    • Nein
    • Ja
      • Automatisches Einfügen von Untercheckliste “Mangelbeschreibung”
        • Mangel beschreiben
        • Foto des Mangels einfügen 

 

Untercheckliste einfügen

Unterchecklisten können nicht nur an eine Frage angehängt werden, sondern können ebenfalls an jede beliebige Stelle der Checkliste einzufügen. So kann die gleiche Untercheckliste, beispielsweise zur Mangelbeschreibung, an beliebiger Stelle der Checkliste eingesetzt werden, sofern der Enduser dies als passend ansieht.

 

Unterchecklisten erstellen

Um eine Untercheckliste zu erstellen, wählen Sie im linken Menü aus:
Checklisten – Unterchecklisten.
Dann klicken Sie auf Checkliste hinzufügen (Bild 1). 

Unterchecklisten können wie eine normale Checkliste angelegt und/ oder bearbeitet werden (Bild 2). 

Zusätzlich haben Sie die Option, den Typ der Untercheckliste anzugeben (siehe roter Kreis in Bild 2). So kann diese beispielsweise nur für das Einfügen über das “+” Symbol, oder nur für eine logische Verknüpfung definiert werden.

Sie haben zusätzlich die Option, Unterchecklisten für beide Bereiche freizuschalten.

 

Unterchecklisten: Logische Verknüpfung

Es ist möglich, Unterchecklisten mit Fragen zu verknüpfen, jedoch ausschließlich mit Ja-Nein-Fragen.
Öffnen Sie hierzu eine Ja-Nein-Frage und klicken auf das “Logik”-Symbol. Alle als “Logik Checkliste” markierten Unterchecklisten können an dieser Stelle ausgewählt werden (Bild 1).

Beim Ausfüllen zeigt das Weichen-Symbol an, das hinter der Option (in diesem Fall ein “Ja”) eine Untercheckliste verknüpft ist. Bei Auswahl dieser Option, werden die hinterlegten Daten automatisch geladen (Bild 2)

 

 

Unterchecklisten: Als Abschnitt einfügen

Während der Ausfüllung ist es möglich, eine Untercheckliste hinzuzufügen, indem Sie auf das “+” -Symbol klicken, das neben jedem Abschnitt angezeigt wird.
Nachdem Sie dieses ausgewählt haben, werden alle als “Zum Einsetzen” definierten Checklisten untereinander gelistet (Bild 1).

Nach Auswahl der gewünschten Untercheckliste wird sie sofort unter dem ausgewählten Abschnitt eingefügt.

 

 

Tut_27 – Nutzer – Verwaltung

Tut_27 – Nutzer – Verwaltung

von | Sep. 7, 2023 | Check-it, Tutorial

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Nutzer – Verwaltung

In der Nutzerverwaltung legen Sie neue Accounts an, bearbeiten bestehende Nutzer und behalten den Überblick über Lizenzen, Synchronisierungen und Zugriffsrechte. Die Übersicht zeigt alle relevanten Informationen auf einen Blick – von den Anmeldedaten bis hin zum Status der Zwei-Faktor-Authentifizierung. Ergänzende Funktionen wie Schnellsuche, Filter und ein anpassbares Tabellenlayout helfen Ihnen dabei, auch bei einer größeren Nutzerbasis schnell den richtigen Account zu finden und zu verwalten.

Inhalt:

Hinweis:

Wie Sie einzelne Nutzer bearbeiten können, erfahren Sie in folgendem Tutorial.

Link zum Online-Tutorial.

Navigation

Wie navigieren wie folgt zur Check it Nutzerverwaltung. 

a. Wählen Sie in der Navigationsleiste (Links) auf den Überpunkt “Nutzer” und dann erneut auf “Nutzer”.

Übersicht

a. Benutzer bearbeiten. Wie Sie Nutzer Bearbeiten können, erfahren Sie im folgenden Tutorial: 

Tutorial "Nutzer Bearbeiten"

b. Mail Versenden. Versenden Sie eine eine Standard-Mail an einen Benutzer zu versenden, in der Sie diesem seine Login-Daten übermitteln. Den Inhalt der Mail sehen Sie in Bild 2.

c. 2-Faktor Authentifizierung. Wenn das Schloss offen ist, wurde noch keine 2FA aktiviert. Die aktivierte 2FA erkennen Sie an dem geschlossenem Schloss.

d. Benutzer-Daten. In den nachfolgenden Tabellen werden alle eingegebenen Daten zu dem Benutzer aufgeführt, wie beispielsweise seine E-Mail, Datum, an dem der Nutzer angelegt wurde und bis wann die Lizenz gültig ist.

e. Letzte Sync. Anzeige des Datums an dem die letzte vollständige Synchronisierung des Nutzers vom dem Mobilgerät (App/ Tablet) mit der Web-Applikation erfolgte. 

f. Online-Rechte. Anzeige des Recht des Nutzers. Erfahren Sie mehr in folgendem Tutorial:

FAQ "Check it Nutzerrechte"

g. „Clientanmeldungen“. Es wird angezeigt, wie oft ein Nutzer sich mit diesen Anmeldedaten per App mit der Web-Oberfläche verbunden hat.

h. „Aktiviert“. Gibt Auskunft darüber, ob ein Account noch gültig ist, oder nicht. Hinweis: nur gültige Accounts sind Teil der Abrechnung. 

FAQ "Check-it Abrechnung"

Weitere Optionen

a. Neuen Nutzer Anlegen. Wie Sie einen Nutzer neu Anlegen können, erfahren Sie im folgenden Tutorial: 

Tutorial "Nutzer Bearbeiten"

b. Schnellsuche. Geben Sie einen Nutzernamen, eine Mail-Adresse oder eine Nutzergruppe ein, um nach einem Nutzer zu suchen.

c. Filter. Nutzen Sie den Filter um nach einem Nutzer zu suchen und spezifizieren Sie Ihre Suche dabei.

d. Drag&Drop-System. Sie können jede Tabelle nach belieben neu aufbauen, wenn Sie die gewünschte Spalte per Drag&Drop an eine neue Position ziehen. Die eingestellte Änderung betrifft hierbei nur Sie – keine anderen Nutzer.