Checklisten importieren (Online)

Checklisten importieren (Online)

von | Sep. 7, 2023 | Check-it, Tutorial

Checklisten importieren (Online)

In Check-it können Sie jederzeit Checklistenvorlagen importieren. Hierbei kann es sich beispielsweise um Vorlagen handeln, die Sie von Ihren Kollegen erhalten, oder eine Mustercheckliste, die Sie über unser Portal bekommen haben. Falls Sie noch keinen Check-it Account haben, und trotzdem eine Checkliste importieren möchten, müssen Sie zunächst einen Check-it Demo-Account beantragen. Gerne zeigen wir Ihnen in unserem Beitrag, wie Sie beide Schritte vornehmen können. 

Gehen Sie wie folgt vor, um die Checkliste Online in Ihr System zu importieren:

  1. Gehen Sie nach dem Login auf Verwaltung >Kunde.
  2. Öffnen Sie den Abschnitt “Checklisten”.
  3. Durch Klick auf den Button “Import” öffnet sich das nebenstehende Fenster um die Checkliste zu importieren.
  4.  Sie können die entsprechende .roej Datei durch Drag&Drop in das entsprechende Feld ziehen, oder diese durch den Button “Browse…” auswählen.
  5. Nachdem die Datei ausgewählt wurde, müssen Sie die Kategorie auswählen, in welcher die Checkliste anschließend dargestellt werden soll.

Freigabebaustein-Erstellen

Freigabebaustein-Erstellen

von | Sep. 7, 2023 | Check-it, Tutorial

Freigabe-Abschnitte nutzen 

Durch die Erstellung eines Freigabe-Abschnittes, kann der Nutzer eine Freigabe für die Checkliste anfordern. Dadurch kann Sie nur abgeschlossen werden, wenn Sie von einem anderen User bestätigt  oder freigegeben wird.

 

Ablauf der Freigabe

Die Freigabe erfolgt in 3 Phasen. Wenn mehrere Freigabe-Abschnitte in einer Checkliste vorhanden sind, laufen diese Phasen parallel zueinander ab.

Phase 1:

  • Status: offen (Orange). Die Freigabe wird von User 1 angefordert. Die Checkliste kann ab diesem Zeitpunkt nicht mehr vom User 1 bearbeitet werden.

Phase 2:

  • Status: Anfrage gesendet (Blau). Die Freizugebende Checkliste liegt User 2 vor. Dieser kann die Freigabe ablehnen oder annehmen. User 2 kann die Checkliste jedoch nicht bearbeiten, er kann lediglich seinen ihm zugewiesenen Freigeabschnitt kommentieren.

Phase 3:

  • Status: Angenommen (Grün). User 2 gibt die Checkliste frei. Sie kann anschließend von User 1 fertiggestellt werden.
  • Status: Abgelehnt (Rot). User 2 lehnt die Freigabe ab. User 1 steht es frei, eine neue Freigabe anzufordern.

 

Freigabe-Abschnitt erstellen

Bei Erstellung oder bei der nachträglichen Bearbeitung eines bereits erstellten Abschnitts (Achtung: nicht eines Bausteins!) kann dieser unter dem Punkt “Freigabeabschnitt” aktiviert werden (Bild 1).

In einem Freigabe-Abschnitt sollten mehrere Bausteine angelegt werden, damit dieser Funktioniert. Beispielsweise könnte ein Unterschriftenfeld und ein Text-Baustein für Kommentare hinterlegt werden.

Hinweis:

Im weiteren Verlauf des Tutorials sind die Screenshots aus der App entnommen, da in der Praxis Freigaben und Anforderungen mit einem mobilen Endgerät erfolgen. Grundsätzlich können aber alle weiteren Schritte auch über die Web-Oberfläche durchgeführt werden.

Status: Freigabe anfragen

Wenn ein Abschnitt in einer Checkliste als “Freigabeabschnitt” aktiviert wurde, so erfolgt die Anfrage einer Freigabe beim Ausfüllen der Checkliste.

Ein Freigabeabschnitt lässt sich daran erkennen, dass dieser kursiv geschrieben ist (In diesem Fall “Freigabeabschnitt 1”). Zudem wird der Text “Freigabe angefordert: ” eingeblendet und ein “Senden”-Button angezeigt (in rot eingekreist).

Klicken Sie auf den “Senden”-Button, öffnet sich ein Untermenü mit allen im System vorhandenen Nutzern. Wählen Sie dort den Nutzer aus, der die Freigabe erteilen soll.

Nach der Auswahl des Nutzers wird die Freigabe über den “Senden”-Button unten rechts angefordert. (siehe Pfeil).

Das System fordert nun eine Freigabe bei dem angefordertem Nutzer an. Die Checkliste ist bis zu dem Freigabe-Abschnitt geschlossen und kann nicht mehr editiert werden, lediglich nachfolgende Abschnitte.

In der App finden die Checkliste nun unter dem Reiter “Daten”, unter gespeicherte Checklisten. Farblich ist sie mit einem orangenem Punkt gekennzeichnet.

 

Status: Freigabe angefragt

Wenn Sie angefragt wurden, eine Freigabe zu erteilen, dann erfahren Sie dies auf zwei unterschiedlichen Wegen:

1. Durch den regelmäßigen Abgleich mit dem Server, bekommen Sie die Anforderung zur Freigabe direkt über eine sogenannte “Freigabeinfo” angezeigt. Diese Meldungen werden auch dann ausgegeben, wenn die Check-it App geschlossen ist; sie werden dann auf dem Sperrbildschirm Ihres mobilen Endgeräts angezeigt.

2. Wenn Sie wissen, dass eine Anfrage für Sie vorliegt, können Sie auf das Glocken-Symbol im Startbildschirm tippen. Dadurch wird eine neue Abfrage gestartet und die angeforderte Checkliste wird Ihnen direkt angezeigt.

Sollten Sie eine angefragte Freigabe nicht direkt bearbeiten können, finden Sie die Checkliste mit der Ihnen zugewiesenen Aufgabe stets unter “Zwischengespeicherte Checklisten”. Sie erkennen Checklisten, die Sie freigeben müssen, an einem blauen Icon.

Sobald die freizugebende Checkliste geöffnet ist, können Sie den Ihnen zugeteilten Freigabeabschnitt bearbeiten (beispielsweise Unterschriften setzen und diese kommentieren). Zudem können Sie entscheiden, ob die Freigabe erteilt wird oder nicht (in diesem Beispiel, wurde die Freigabe erteilt). Über den “Senden-Button” schicken Sie die freigegebene/ abgelehnte Checkliste wieder an den ursprünglichen Nutzer zurück.

Status: Freigabe erteilt

Wenn eine Freigabe erteilt wurde, kann diese wie oben auch per Push direkt geöffnet werden. Außerdem wird die freigegebene Checkliste unter den Reiter Zwischengespeicherte Checklisten angezeigt und ist an dem grünen Punkt zu erkennen.

Der freigegebene Abschnitt ist als solcher markiert und beinhaltet einen Zeitstempel, sowie eine Information, wer die Checkliste abgeschlossen hat. Die freigegebene Checkliste kann nun von Ihnen abgeschlossen werden.

 

Status: Freigabe abgelehnt

Wenn die Freigabe einer Checkliste nicht erteilt wird, kann diese im Anschluss nicht mehr bearbeitet werden. 

Um jedoch die eingegebenen Daten nicht zu verlieren, fragt das System nach, ob die Checkliste dupliziert werden soll. 

In der neuen Ansicht, können ggf. Anpassungen in der Checkliste gemacht werden. Die abgelehnte Freigabe wird im System gespeichert, jedoch kann zusätzlich eine neue Freigabe beantragt werden. Der bereits beschriebene Prozess, startet dadurch von vorne.

 

Checklisten verlinken

Checklisten verlinken

von | Sep. 7, 2023 | Check-it, Tutorial

Checklisten verlinken

Insbesondere bei großen Unternehmen mit vielen Checklisten und Nutzergruppen kommt es oft vor, dass Checklisten dupliziert werden müssen. Das erschwert jedoch die Pflege bei Anpassungen bzw. Änderungen, denn nicht nur das Original, sondern auch jedes Duplikat muss händisch editiert werden.

Um dies zu verhindern, gibt es die Funktion “Checklisten verlinken”. Hier haben Sie die Möglichkeit, eine Checkliste beim duplizieren mit dem Original zu verlinken. Diese Checklisten können zwar nachträglich nicht mehr geändert werden, übernehmen jedoch alle Aktualisiereungen am Original.

Öffnen Sie die Checklisten-Verwaltung im Hauptmenü (Bild 1).

Wählen Sie beim duplizieren der Checkliste die Option “Verlinkte Checkliste” aus (Bild 2).

Die Checkliste wird nun mit dem Vermerk “Verlinkt mit Checkliste ‘Betriebsmitteltausch’ in Kategorie ‘Prüfprotokolle'” angezeigt. Dieser Vermerk ist nur für Administratoren sichtbar. Die Checkliste kann nun frei in verschiedene Kategorien und Nutzungsgruppen verschoben werden (Bild 3).

Hinweis: Für den Standard-Nutzer gibt es in der App optisch keinen Unterschied zwischen einem “Original” und einer “Verlinkung”

 

Datenauswertung

Datenauswertung

von | Sep. 7, 2023 | Check-it, Tutorial

Datenauswertung nutzen

Check-it ermöglicht es Ihnen vor Ort eine Vielzahl von Daten zu erheben. Erstellen Sie individualisierte Abfragen über die von Ihren Beschäftigten ermittelten Daten und finden Sie so Abweichungen vom Standard. Unsere Daten-Auswertung ermöglicht es Ihnen mehrere Suchkriterien und Filter für einen Checklistentyp festzulegen und diese mit verschiedenen Logikverknüpfungen zu verbinden. So finden Sie die „Nadel im Heuhaufen“.

Abgeschlossene Checklisten

Nach dem Login in Check-it Online, finden Sie alle abgeschlossenen Checklisten im Bereich “Daten” > “Abgeschlossene Checklisten”. Dort finden Sie all Ihre abgeschlossenen Checklisten und, abhängig von den Ihnen zugeteilten Nutzerrechten, auch die Ihrer Kollegen. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Checkliste auf einem mobilen Endgerät oder online ausgefüllt wurden.

Hier können Sie die gespeicherten PDF Dateien nach Checkliste, Kategorie, Mitarbeiter, Benutzergruppe, Bearbeitungszeitraum etc. filtern, um schnell gewünschte Daten zu finden.

Anzeige aller abgeschlossenen PDF Dateien in Check-it Online.

a) Sie greifen auf diesen Bereich zu, indem Sie in den oberen Reitern Daten und anschließend Abgeschlossene Checklisten auswählen. 

b) Gelöschte Checklisten können jederzeit wieder hergestellt werden; wählen Sie hierzu den Button Gelöschte anzeigen. 

c) Durch Anwählen des nach unten geneigten Pfeils können Sie verschiedene Filter an- und abwählen. Sie können Checklisten filtern nach:
– Kategorie, der Ordner, in welcher sich die Checkliste befindet
– Status, in der sich die Checkliste befindet (offen, in Bearbeitung, abgeschlossen)
– Erfasst von/ bis, ist das Datum an dem die Checkliste generiert wurde 
– Bezeichnung, ist der Name der Checkliste aus dem die PDF Datei generiert wurde
– PDF-Bezeichnung, ist der Name der generierten PDF-Datei
– Erfasst von, öffnet ein Dropdown Menü mit allen im System angelegten Mitarbeitern.

d) In der Auswahl, können Sie die angezeigten Dokumente frei bearbeiten. 

e) Durch eine Massenbearbeitung kann allen ausgewählten Dokumenten ein Status zugewiesen werden. 

f) Durch eine Massenbearbeitung, können alle ausgewählten Dokumente, gelöscht oder heruntergeladen werden. Der Download erfolgt über ein .zip-File.

g) Alle angezeigten PDF-Dateien Auswählen, bzw. die Auswahl entfernen

h) Anzeige des ausgewählten PDF-Dokuments. 

i) Sortierfunktion 

j) Vergeben eines Individuellen Status für jedes einzelne Dokument.

Zwischengespeicherte Checklisten

a) Sie greifen auf diesen Bereich zu, indem Sie in den oberen Reitern  Daten und anschließend Zwischengespeicherte Checklisten auswählen. 

b) Durch Anwählen des Pfeils können Sie verschiedene Filter an- und abwählen. Sie können Checklisten filtern nach:
– Kategorie, der Ordner, in welcher sich die Checkliste befindet
– Status, in der sich die Checkliste befindet (offen, in Bearbeitung, abgeschlossen)
– Erfasst von/ bis, ist das Datum an dem die Checkliste generiert wurde 
– Bezeichnung, ist der Name der Checkliste aus dem die PDF Datei generiert wurde
– Erfasst von, öffnet ein Dropdown Menü mit allen im System angelegten Mitarbeitern.

c) Bearbeiten des von Ihnen ausgewählten Dokuments.

d) Löschen des von Ihnen ausgewählten Dokuments.

Anzeige aller abgeschlossenen PDF Dateien in Check-it Online.

Datenauswertung

Den Bereich Datenauswertung finden Sie direkt unter dem Menüpunkt “Daten”. Hier haben Sie die Möglichkeit, alle hochgeladenen Datensätze innerhalb einer Checkliste miteinander zu vergleichen und auch nach einzelnen Werten zu suchen.

In dem hier gezeigten Beispiel ist eine Checkliste zur Kontrolle von Baustromverteilern zu sehen, in welcher nach der entsprechenden Inventarnummer des einzelnen Baustromverteilers gesucht werden kann. So erhalten Sie stets den gewünschten Einblick und können den größten Nutzen aus Ihren gewonnen Daten ziehen.

Daten mittels Check-it Online Editor

a) Öffnen Sie die Datenauswertung, indem Sie in der oberen Auswahl den Reiter Daten und anschließend die Auswertung auswählen.

b) Suchen Sie nach einer einzelnen Checkliste

c) Sortieren Sie die Checklisten, in der Spalte Erhaltene Daten, sehen Sie die Anzahl der eingegangenen Datensätze. Die Checkliste “Gefährdungsbeurteilung vor Ort (kompakt) wurde in dem hier angezeigten Account beispielsweise viermal ausgefüllt.

d) Öffnen Sie die ausgewählte Checkliste zur weiteren Bearbeitung.

 

Folgende Optionen stehen zur Verfügung, wenn Sie die Checkliste zur Auswertung geöffnet haben.

Öffnen der Filter Optionen über die Pfeiltaste. 

Stellen Sie verschiedene Filter ein:
Erfasst von, Datum ab dem die Checklisten ausgegeben werden sollen  
Erfasst bis, Datum bis zu dem die Checklisten ausgegeben werden sollen
Status, Filtern nach dem Status der Checkliste

Sie können im Bereich Feld und Relation nach einzelnen Werten innerhalb der Checkliste suchen. Um beispielsweise eine Checkliste herausfiltern zu können, bei der als Tätigkeit “Quittieren von Schutzeinrichtungen” eingegeben wurde, ist wie folgt vorzugehen:
Feld: Tätigkeit (Dropdown Auswahl)
Relation: like (Wenn ähnliche Werte zugelassen werden) oder = (Wenn der exakte Wert gewünscht ist)
Wert: “Quittieren von Schutzeinrichtungen”

Die hier ausgewählte Konfiguration muss über den Filter-Button (direkt neben a) ) in die Auswertung geladen werden. Je nach Anzahl der vorhandenen Checklisten lädt das System länger.

Export: exportiert den angezeigten Datensatz in Excel hinein. Hierbei stehen verschiedene Export-Möglichkeiten zur Auswahl:
Export Grid: Die exportierte Excel-Datei ist genau so aufgebaut wie die Anzeige bei checkitonline.de
Export Tabelle: Die umfassendste Export-Möglichkeit. Hierbei ist die Tabelle im Vergleich zum Grid transponiert, zudem werden für jedes Feld zwei zusätzliche Spalten erstellt, eine für Notizen und eine weitere für zusätzlich hinzugefügte Bilder.
Export Tabelle kurz: Die bei “Export Tabelle” zusätzlichen Spalten für Bilder und Notizen entfallen bei dieser Export-Option.
Export Tabelle mit Bildern: Zusätzlich zur PDF-Datei, werden alle Bilder als .zip Datei heruntergeladen.
Export PDF-Dateien: Download aller ausgewählten PDF-Dateien im .zip Format.

Archiv

Archiv

von | Sep. 7, 2023 | Check-it, Tutorial

Checklisten-Archiv

Wenn Sie Checklisten oder Kategorien nicht mehr benötigen, sie allerdings auch nicht löschen möchten, können Sie das Check-it Archiv nutzen. Hier sind alle Checklisten weiterhin gespeichert, jedoch für den normalen Anwender nicht sichtbar.

    Die Nutzergruppe “Archiv” ist für alle Kunden freigeschaltet, egal ob Sie über eine Konzern Verwaltung verfügen oder nicht. Die Gruppe “Archiv” kann nicht umbenannt, gelöscht oder bearbeitet werden (Bild 1).

    Wenn Sie Checklisten oder Kategorien bearbeiten, steht automatisch die Nutzergruppe/ die Kategorie “Archiv” zur Verfügung (Bild 2). Die Nutzergruppe “Archiv” steht nur Administratoren zur Verfügung.