Zwischengespeicherte Checklisten

Zwischengespeicherte Checklisten

von | Dez 28, 2023 | Check-it, Tutorial

Zwischengespeicherte Checklisten

Check-it unterstützt Sie bei einer ordentlichen Dokumentation. Daher wird am Ende der Datenerfassung, wenn alle erforderlichen Informationen, Bilder und Unterschriften eingetragen sind, ein PDF generiert, dass nicht mehr verändert werden kann. Die Checkliste ist dann abgeschlossen und Sie gelangen nicht mehr in den Eingabemodus.

Das Zwischenspeichern von Checklisten dient dazu, eine Checkliste vor Abschluss nochmals zu einem späteren Zeitpunkt zu bearbeiten. Bei der zwischengespeicherten Checkliste gelangen Sie jederzeit wieder in den Eingabemodus.

Einige Nutzen dies für Audits, um im Nachgang Texte zu überarbeiten oder besser zu formulieren, wofür vor Ort die Zeit fehlte. Andere versenden sie per Email an Kollegen, die an der Checkliste weiterarbeiten und noch andere möchten die Liste über ein anderes Gerät finalisieren.

Die Funktion ist inzwischen auch für das automatische Speichern erweitert worden. Jede angefangene Checkliste wird nun nach 2min automatisch zwischengespeichert und wiederholt diesen Vorgang kontinuierlich alle 2 Minuten. Dadurch wird sichergestellt, dass im Fehlerfall keine Daten verloren gehen.

Zwischenspeichern von Checklisten

(1) Am Ende eines jeden Abschnitts befindet sich ein “Speicher”-Symbol, durch den die Checkliste zwischengespeichert werden kann.

(2) Tragen Sie einen Namen für die zwischengespeicherte Checkliste ein. Vorgeschagen wird automatisch eine Kombination aus dem Namen der Checkliste und dem Datum und der Uhrzeit. Der Dateiname kann jederzeit im Nachgang geändert werden.

(3) Sie finden die zwischengespeicherte Checkliste unter “Daten”.

Hinweis: Checklisten, die vom System automatisch gespeichert wurden, haben folgende schematische Benennung “T__{Checklisten-Name}_{Zeitstempel}”

 

Zwischengespeicherte Checklisten: Optionen

In der App können Sie unter Daten die Checkliste jederzeit wiederfinden und weiterbearbeiten. Dazu müssen Sie einfach auf die gewünschte Checkliste kurz tippen. Durch längeres Tippen würden Sie den Dateinamen öffenen um ihn zu verändern.

Durch die Wischfunktion nach links können Sie die Checkliste löschen (Bild 2).

Durch die Wischfunktion nach rechts (Bild1) können Sie die Checkliste teilen, kopieren oder sich die PDF Vorschau anzeigen lassen.

Hinweis:

Mehr Informationen zum Export und Import von zwischengespeicherten Checklisten finden Sie hier.

Zwischengespeicherte Checklisten: Web

Sie können auf der App angefangene Checklisten jederzeit Online weiterzuarbeiten.

Öffnen Sie hierzu das Web-Interface und wählen Sie im Hauptmenü den Punkt “Daten” und anschließend “Zwischengespeicherte Checklisten” aus.

In der nun angezeigten Übersicht, sehen Sie alle im System vorhandenen Checklisten (und falls Sie Administrator-Rechte haben, alle Checklisten aller User).

Nutzen Sie die Filter (rot markiert) um einzelne Checklisten zu suchen, und den Sortier-Button, um die Reihenfolge der angezeigten Checklisten anzupassen. Sie haben folgende Optionen (von links nach Rechts):

    •  Zwischengespeicherte Checkliste weiterbearbeiten und ggf. abschließen
    • löschen
    • Checkliste exportieren

Checklisten importieren (App)

Checklisten importieren (App)

von | Sep 20, 2023 | Check-it, Tutorial

Checklisten importieren (App)

In Check-it können Sie jederzeit Checklistenvorlagen importieren. Hierbei kann es sich beispielsweise um Vorlagen handeln, die Sie von Ihren Kollegen erhalten, oder eine Mustercheckliste, die Sie über unser Portal bekommen haben. Falls Sie noch keinen Check-it Account haben, und trotzdem eine Checkliste importieren möchten, müssen Sie zunächst einen Check-it Demo-Account beantragen. Gerne zeigen wir Ihnen in unserem Beitrag, wie Sie beide Schritte vornehmen können. 

Das Video zeigt Ihnen, wie Sie Checkt-it Mustervorlagen importieren können. Hierbei gibt es zwei verschiedene Importmöglichkeiten.

  • Ab Minute 1:40: Import der Checkliste via Import-Dashbutton
  • Ab Minute 2:00: Checklisten-Import via “Öffnen-mit” Button.

 

Ab Minute 1:40: Import der Checkliste via Import-Dashbutton. Zum Import von Check-it Mustervorlagen, gehen Sie bitte wie folgt vor: 

a) Laden Sie die Checkliste auf Ihr Mobilgerät herunter. Sie haben auch die Möglichkeit den Download mit Ihrem PC vorzunehmen, und sich die Checkliste dann selbst per E-Mail zu schicken. Sie erkennen Check-it Vorlagen an der Dateiendung .roej

b) Öffnen Sie die Check-it App, und wählen Sie im Hauptmenü den Menüpunkt “Daten” aus.

c) Tippen Sie auf den Dashbutton unten rechts, und wählen Sie “Checkliste importieren” aus. 

d) Sie müssen nun die Kategorie auswählen, in welche die Checklistenvorlage importiert werden soll. 

e) Wählen Sie nun die gewünschte Checkliste aus, diese befindet sich, falls Sie auf dem mobilen Endgerät heruntergeladen wurde, im Ordner “Downloads” (So wie auch im Video). Die Checkliste wird nun importiert. Viel Erfolg mit Ihrer neuen Checkliste! 

Ab Minute 2:00: Checklisten-Import via “Öffnen-mit” Button. Zum Import von Check-it Mustervorlagen, gehen Sie bitte wie folgt vor: 

a) Wählen Sie die gewünschte Checkliste aus. Diese muss sich bereits auf Ihrem Gerät befinden, beispielsweise durch Download der Checkliste von unserer Website auf ihr auf mobiles Endgerät. Sie haben auch die Möglichkeit den Download mit Ihrem PC vorzunehmen, und sich die Checkliste dann selbst per E-Mail zu schicken. Sie erkennen Check-it Vorlagen an der Dateiendung .roej

b) Wählen Sie Vorlage aus, und tippen Sie auf den Button “öffnen mit”. Je nach Betriebssystem (Apple oder Android) kann dieser Button auch “Teilen mit” heißen, und an einer anderen Stelle als im Video platziert sein.

c) Wählen Sie nun die Check-it App aus. Falls diese nicht angezeigt wird, wählen Sie bitte die Option “Weitere Apps anzeigen” / “mehr” aus. Sollte die Check-it App hier weiterhin nicht erscheinen, stellen Sie bitte zunächst sicher, dass es sich um eine Vorlage im .roej – Format handelt.

d) Legen Sie nun fest, in welcher Kategorie die Vorlage angezeigt werden soll. Viel Erfolg mit Ihrer neuen Checkliste!

Multimedia-Dateien

Multimedia-Dateien

von | Sep 7, 2023 | Check-it, Tutorial

Multimedia-Dateien hinzufügen

Es können beliebig viele Multimedia-Dateien in Form von Videos, Fotos, Bilder oder PDF Dateien zu einer Checkliste hinzufügt werden, sofern diese über einen Server Online zur Verfügung stehen und verlinkt werden können. Hierfür kann der Info-Text in jedem Baustein genutzt werden. Nachfolgend eine kurze Beschreibung, die Ihnen bei der Umsetzung hilft.

Hinzufügen von Multimedia-Dateien in Check-it Online.

Öffnen Sie zunächst den Checklisten-Editor, entweder in der App, oder auf Check-it Online. Weitere Informationen hierzu, erhalten Sie in der entsprechenden Bedienungsanleitung in unserem Support-Bereich.

Wählen Sie anschließend die gewünschte Checkliste und öffnen Sie den entsprechenden Baustein, dem Sie eine Verlinkung zu einer Datei hinzugefügten möchten. In dem nun zur Verfügung stehenden Info-Text kann ein beliebiger Link hinterlegt werden (siehe Bild).

Tipp:
Nutzen Sie für die Bereitstellung von Multimedia-Dateien einfach eine der diversen Onlineplattformen in denen Sie Dateien sicher und kostenlos hochladen können. Anbei erhalten Sie einige Anbieter im Vergleich.

Praxisbeispiele

Anbei finden Sie 3 Praxisbeispiele für Multimedia-Dateien in der Check-it App. Laden Sie die Checkliste herunter, um dies selber auszuprobieren.

Download Mustercheckliste

Bilder

Verlinken Sie Bilder, um Unterweisungen direkt mit der Check-it App durchzuführen.

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PDF-Dateien

Verlinken Sie Bedienungsanleitung oder Pläne, im pdf Format, um hilfreiche Zusatzinformationen bereitzustellen.

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Videos

Verlinken Sie Videos, um bei  Instandhaltungstätigkeiten Handgriffe genauer zu beschreiben.

Mustercheckliste Multimedia-Dateien - Bilder
Mustercheckliste Multimedia-Dateien - PDF Dateien
Mustercheckliste Multimedia-Dateien - Videos

Text-Vorlagen benutzen

Text-Vorlagen benutzen

von | Sep 7, 2023 | Check-it, Tutorial

Text-Vorlagen nutzen

Text-Vorlagen helfen Ihnen in Check-it, beim Erstellen von Gutachten und ähnlichen Dokumenten viel Zeit zu sparen. Als Beispiel hierfür kann eine Sicherheitsbegehung genutzt werden. So kann für die Frage “Mangel vorhanden”, eine Text-Vorlage hinterlegt werden. Wenn diese Frage dann mit “ja” beantwortet wird, erscheint automatisch der hierfür hinterlegte Text. 

Die Erstellung von Text-Vorlagen spart beim Erstellen des Dokuments viel Zeit und kann einfach eingestellt werden. Gerne zeigen wir Ihnen wie.

 

Text-Vorlage Online erstellen

Text Vorlagen können lediglich für in Single-Choice Bausteinen genutzt werden (“Einfache Antwort”). Ziehen Sie besagten Baustein über Drag & Drop in den besagten Abschnitt.

Anschließend klicken Sie in der Option auf das “Text-Feld” (Icon in der Mitte. (Bild 1)

In dem sich nun öffnenden Text-Feld, können Sie den Text platzieren, der zu der gewählten Option erscheinen soll (Bild 2).

 

Text-Vorlagen in der App nutzen

In dem Beispiel in der App wurde die “Option Ja” ausgewählt. Dadurch erscheint unten automatisch der entsprechende Text. (Bild 1)

Der Text wird als Notiz ausgegeben; wenn Sie in der App den betreffenden Baustein nach links wischen, können Sie diesen anschließend überarbeiten. 

Die Text-Vorlage ist anschließend in der PDF zu sehen, die aus der Checkliste erzeugt wird (Bild 2)

 

Freigabebaustein-Erstellen

Freigabebaustein-Erstellen

von | Sep 7, 2023 | Check-it, Tutorial

Freigabe-Abschnitte nutzen 

Durch die Erstellung eines Freigabe-Abschnittes, kann der Nutzer eine Freigabe für die Checkliste anfordern. Dadurch kann Sie nur abgeschlossen werden, wenn Sie von einem anderen User bestätigt  oder freigegeben wird.

 

Ablauf der Freigabe

Die Freigabe erfolgt in 3 Phasen. Wenn mehrere Freigabe-Abschnitte in einer Checkliste vorhanden sind, laufen diese Phasen parallel zueinander ab.

Phase 1:

  • Status: offen (Orange). Die Freigabe wird von User 1 angefordert. Die Checkliste kann ab diesem Zeitpunkt nicht mehr vom User 1 bearbeitet werden.

Phase 2:

  • Status: Anfrage gesendet (Blau). Die Freizugebende Checkliste liegt User 2 vor. Dieser kann die Freigabe ablehnen oder annehmen. User 2 kann die Checkliste jedoch nicht bearbeiten, er kann lediglich seinen ihm zugewiesenen Freigeabschnitt kommentieren.

Phase 3:

  • Status: Angenommen (Grün). User 2 gibt die Checkliste frei. Sie kann anschließend von User 1 fertiggestellt werden.
  • Status: Abgelehnt (Rot). User 2 lehnt die Freigabe ab. User 1 steht es frei, eine neue Freigabe anzufordern.

 

Freigabe-Abschnitt erstellen

Bei Erstellung oder bei der nachträglichen Bearbeitung eines bereits erstellten Abschnitts (Achtung: nicht eines Bausteins!) kann dieser unter dem Punkt “Freigabeabschnitt” aktiviert werden (Bild 1).

Wie in dem Bild gezeigt, empfiehlt es sich, im Freigabeabschnitt zusätzliche Bausteine anzulegen. Beispielsweise könnte ein Unterschriftenfeld und ein Text-Baustein für Kommentare hinterlegt werden.

Hinweis:

Im weiteren Verlauf des Tutorials sind die Screenshots aus der App entnommen, da in der Praxis Freigaben und Anforderungen mit einem mobilen Endgerät erfolgen. Grundsätzlich können aber alle weiteren Schritte auch über die Web-Oberfläche durchgeführt werden.

Status: Freigabe anfragen

Wenn ein Abschnitt in einer Checkliste als “Freigabeabschnitt” aktiviert wurde, so erfolgt die Anfrage einer Freigabe beim Ausfüllen der Checkliste.

Ein Freigabeabschnitt lässt sich daran erkennen, dass dieser kursiv geschrieben ist (In diesem Fall “Freigabeabschnitt 1”). Zudem wird der Text “Freigabe angefordert: ” eingeblendet und ein “Senden”-Button angezeigt (in rot eingekreist).

Klicken Sie auf den “Senden”-Button, öffnet sich ein Untermenü mit allen im System vorhandenen Nutzern. Wählen Sie dort den Nutzer aus, der die Freigabe erteilen soll.

Nach der Auswahl des Nutzers wird die Freigabe über den “Senden”-Button unten rechts angefordert. (siehe Pfeil).

Das System fordert nun eine Freigabe bei dem angefordertem Nutzer an. Die Checkliste ist bis zu dem Freigabe-Abschnitt geschlossen und kann nicht mehr editiert werden, lediglich nachfolgende Abschnitte.

In der App finden die Checkliste nun unter dem Reiter “Daten”, unter gespeicherte Checklisten. Farblich ist sie mit einem orangenem Punkt gekennzeichnet.

 

Status: Freigabe angefragt

Wenn Sie angefragt wurden, eine Freigabe zu erteilen, dann erfahren Sie dies auf zwei unterschiedlichen Wegen:

1. Durch den regelmäßigen Abgleich mit dem Server, bekommen Sie die Anforderung zur Freigabe direkt über eine sogenannte “Freigabeinfo” angezeigt. Diese Meldungen werden auch dann ausgegeben, wenn die Check-it App geschlossen ist; sie werden dann auf dem Sperrbildschirm Ihres mobilen Endgeräts angezeigt.

2. Wenn Sie wissen, dass eine Anfrage für Sie vorliegt, können Sie auf das Glocken-Symbol im Startbildschirm tippen. Dadurch wird eine neue Abfrage gestartet und die angeforderte Checkliste wird Ihnen direkt angezeigt.

Sollten Sie eine angefragte Freigabe nicht direkt bearbeiten können, finden Sie die Checkliste mit der Ihnen zugewiesenen Aufgabe stets unter “Zwischengespeicherte Checklisten”. Sie erkennen Checklisten, die Sie freigeben müssen, an einem blauen Icon.

Sobald die freizugebende Checkliste geöffnet ist, können Sie den Ihnen zugeteilten Freigabeabschnitt bearbeiten (beispielsweise Unterschriften setzen und diese kommentieren). Zudem können Sie entscheiden, ob die Freigabe erteilt wird oder nicht (in diesem Beispiel, wurde die Freigabe erteilt). Über den “Senden-Button” schicken Sie die freigegebene/ abgelehnte Checkliste wieder an den ursprünglichen Nutzer zurück.

Status: Freigabe erteilt

Wenn eine Freigabe erteilt wurde, kann diese wie oben auch per Push direkt geöffnet werden. Außerdem wird die freigegebene Checkliste unter den Reiter Zwischengespeicherte Checklisten angezeigt und ist an dem grünen Punkt zu erkennen.

Der freigegebene Abschnitt ist als solcher markiert und beinhaltet einen Zeitstempel, sowie eine Information, wer die Checkliste abgeschlossen hat. Die freigegebene Checkliste kann nun von Ihnen abgeschlossen werden.

 

Status: Freigabe abgelehnt

Wenn die Freigabe einer Checkliste nicht erteilt wird, kann diese im Anschluss nicht mehr bearbeitet werden. 

Um jedoch die eingegebenen Daten nicht zu verlieren, fragt das System nach, ob die Checkliste dupliziert werden soll. 

In der neuen Ansicht, können ggf. Anpassungen in der Checkliste gemacht werden. Die abgelehnte Freigabe wird im System gespeichert, jedoch kann zusätzlich eine neue Freigabe beantragt werden. Der bereits beschriebene Prozess, startet dadurch von vorne.