Checklisten erstellen (App)

Checklisten erstellen (App)

von | Sep. 7, 2023 | Check-it, Tutorial

Checklisten erstellen (App)

Erstellen Sie in der Check-it App mit wenigen Handgriffen eigene Checklisten. In diesem Tutorial erfahren Sie wie. Ebenfalls können in der Web-Appliaktion erstellte Checklisten in der App editiert werden.

Die Erstellung von Checklisten in der Web-Applikation wird in diesem Turtorial nicht erklärt, funktioniert jedoch in ähnlicher Weise.

Folgende Schritte sind notwendig, um eine Checkliste zu erstellen: 

  • Wählen Sie im Hauptmenü den Unterpunkt „Bearbeiten“ aus.
  • Anschließend wählen Sie über den Dashbutton die Funktion „Neue Checkliste“ aus.

.Im sich anschließend öffnenden Fenster haben Sie folgende Auswahlmöglichkeiten (von oben nach unten):

  •  Wählen Sie die Checklistenkategorie, unter der die Checkliste abgespeichert werden soll. In diesem Beispiel wurde “Prüfprotokolle gewählt.
  • Vergeben Sie einen Namen für die Checkliste.
  • Geben Sie einen Infotext an. Dieser Infotext wird im Hauptmenü ausgegeben und bildet den Beginn einer jeden Checkliste
  • Bestimmen Sie den Typ der Checkliste (Persönlich, Allgemein, Partner).

Der Checklisten-Editor arbeitet nach dem Drag&Drop Prinzip. Zunächst müssen Sie einen Abschnitt anlegen!

  • Halten Sie hierzu das Abschnitt Symbol für ca. 1 Sek gedrückt. Das Symbol wird in grau dargestellt und folgt Ihrem Finger.
  • Ziehen Sie das Abschnitt Symbol auf die dazu vorgesehene graue Fläche.
  • Bennennen und konfigurieren Sie den neuen Abschnitt.

Mithilfe des Baukasten-Systems können verschiedene Bausteine in den Abschnitt verschoben werden.

  • Öffnen Sie den Abschnitt über das Symbol mit dem Pfeil nach unten
  • Ziehen Sie den Baustein über
    Drag&Drop in den Abschnitt hinein.
  • Bennenen und konfigurieren Sie den neuen Baustein.
  • Wiederholen Sie den Vorgang mit weiteren Beustein, bis die Checkliste fertig ist.
  • Speichern Sie die Checkliste über den „Speicher“-Button.

Nach dem Einfügen von Abschnitten und Bausteinen können diese nachträglich jederzeit bearbeitet werden. Sie können

  • Duplizieren,
  • Löschen oder
  • Editieren

Die Reihenfolge der Abschnitte und Bausteine können jederzeit mit dem Finger über Drag&Drop verschoben werden.

Unterchecklisten nutzen

Unterchecklisten nutzen

von | Sep. 7, 2023 | Check-it, Tutorial

Unterchecklisten

Durch Unterchecklisten können Checklisten bei Nutzung der App dynamisch erweitert werden. Nutzen Sie dieses Tool beispielsweise, um Mängel festzuhalten oder um eine logische Verknüpfung zu erstellen.

Dieses Tutorial geht auf 4 Hauptpunkte ein:

Beispiele für Unterchecklisten

Logische Verknüpfung

Wenn Unterchecklisten für logische Verknüpfungen genutzt werden, dann greift ein Baustein auf diese zu. So kann beispielsweise für eine Ja-Nein-Frage folgende Unterchecklist hinterlegt werden:

“Mangel vorhanden?”

    • Nein
    • Ja
      • Automatisches Einfügen von Untercheckliste “Mangelbeschreibung”
        • Mangel beschreiben
        • Foto des Mangels einfügen 

 

Untercheckliste einfügen

Unterchecklisten können nicht nur an eine Frage angehängt werden, sondern können ebenfalls an jede beliebige Stelle der Checkliste einzufügen. So kann die gleiche Untercheckliste, beispielsweise zur Mangelbeschreibung, an beliebiger Stelle der Checkliste eingesetzt werden, sofern der Enduser dies als passend ansieht.

 

Unterchecklisten erstellen

Um eine Untercheckliste zu erstellen, wählen Sie “Checklisten bearbeiten” > “Untercheckliste” aus (Bild1).

Unterchecklisten können wie eine normale Checkliste angelegt und/ oder bearbeitet werden (Bild 2). 

Zusätzlich haben Sie die Option, den Typ der Untercheckliste anzugeben (siehe roter Kreis in Bild 2). So kann diese beispielsweise nur für das Einfügen über das “+” Symbol, oder nur für eine logische Verknüpfung definiert werden.

Sie haben zusätzlich die Option, Unterchecklisten für beide Bereiche freizuschalten.

 

Tipp:

Sie haben eine Checkliste fertig, und möchten diese in “Unterchecklisten” kopieren oder übernehmen? Ziehen Sie die Datei einfach über Drag&Drop in den entsprechenden Ordner.

Unterchecklisten: Logische Verknüpfung

Unterchecklisten können lediglich an Ja-Nein-Fragen angehängt werden. Öffnen Sie hierzu eine Ja-Nein-Frage und klicken auf das “Logik”-Symbol. Alle als “Logik Checkliste” markierten Unterchecklisten können an dieser Stelle ausgewählt werden (Bild 1).

Beim Ausfüllen zeigt das Weichen-Symbol an, das hinter der Option (in diesem Fall ein “Ja”) eine Untercheckliste verknüpft ist. Bei Auswahl dieser Option, werden die hinterlegten Daten automatisch geladen (Bild 2)

 

 

Unterchecklisten: Als Abschnitt einfügen

Setzen Sie eine Untercheckliste über das “+” ein, welches neben jedem Abschnitt angezeigt wird. Nachdem Sie dieses ausgewählt haben, werden alle als “Zum Einsetzen” definierten Checklisten untereinander gelistet (Bild 1).

Nach Auswahl der gewünschten Untercheckliste wird sie sofort unter dem ausgewählten Abschnitt eingefügt (Bild 2)

Unterchecklisten: Ansicht in der App

Alle bis hier beschriebenen Funktionen sind auch in der App verfügbar.

Bild 1:
Eine Ja-Nein-Frage mit verknüpfter Logik wird ausgewählt.

Bild 2:
Nach Auswahl des “+” Buttons, werden alle zum Einfügen definierten Unterchecklisten gelistet.

Bild 3:
Die Untercheckliste aus Bild 2 wird in die Checkliste eingefügt.

Checklisten Online Erstellen

Checklisten Online Erstellen

von | Sep. 7, 2023 | Check-it, Tutorial

Checklisten erstellen (online)

Das einfache Erstellen oder Anpassen von Checklisten ist eine Kernfunktion des Programms. Dadurch lassen sich sämtliche Prozesse digitalisieren und immer wieder anpassen, ohne das die IT-Abteilung eingebunden werden muss. Damit erhöhen Sie die Mitarbeitermotivation, bleiben bei Veränderungen flexibel und Mitarbeiter können mit wenigen Klicks neue Arbeitsvorlagen erhalten.

Dieses Tutorial geht auf 3 Hauptpunkte ein:

Checklisten-Editor öffnen

Im Checklisten Editor können Sie Checklisten als Vorlage erstellen oder bereits erstellte bearbeiten. Ebenfalls können Sie sie direkt ausüllen als Alternative zur App.

a) Bearbeiten
Checklisten selbst erstellen, beziehungsweise bereits vorhandene abändern. Als Admin können grundsätzliche alle Checklisten aller Mitarbeiter eingesehen werden.

 b) Ausfüllen
Fertiggestellte Checkliste ausfüllen. Es werden die gleichen Checklisten angezeigt wie in der App.

Checklisten Übersicht

a) Checkliste bearbeiten
Wählen Sie das „Bearbeitungs-Symbol“ aus, um die angezeigte Checkliste anzupassen. Erfahren Sie mehr unter 3.1.2 .

b) Bezeichnung
Hier wird nur der Name der Checkliste angezeigt.

c) Typ
Der Typ des Dokuments gibt an, für welche Nutzer dieses Dokument vorgesehen ist (Allgemein, Persönlich, Partner)
Hinweis: R.O.E. erstellt Standard-Checklisten und werden bei Veränderungen von Regelwerken gepflegt. Daher sind Sie als Typ „Partner“ generiert und können nicht verändert werden. Typ “Allgemein” ist für Checklisten, die alle Mitarbeiter sehen sollen und Typ “Persönlich” für eigene Checklisten, die nur der User selbst sieht und ausfüllen kann.

d) Kategorie
Die Kategorie gibt den Ordner an, in dem sich die Checkliste befindet. Kategorien dienen der besseren Übersicht und können ebenfalls durch eine Typ Vergabe (siehe Punkt c) eingegrenzt werden.

e) Besitzer
Der „Besitzer“ wird nur bei den Checklisten angezeigt, die vom Typ „Persönlich“ sind. Persönliche Checklisten sind nur einem einzelnen Nutzer zugeordnet, dem Besitzer.

f) Suchfeld
Suchen Sie nach einem beliebigen Namen oder einem Besitzer.

g/h) „Neue Kategorie“ „Checkliste anlegen“
Legen Sie eine neue Kategorie oder eine neue Checkliste an. Erfahren Sie mehr unter 3.3.1.1.

Neue Checkliste erstellen

Nach dem Anlegen einer neuen Checkliste öffnet sich folgende Ansicht. Legen Sie hier im oberen Bereich den Namen der Checkliste fest, den Typ, die Kategorie und ggf. einen Infotext.

Die Kategorie ist anders ausgedrückt der Ordner, in dem die Checkliste gelegt werden soll. Der Typ legt fest, ob es eine “Eigene Checkliste” ist, die nur ein definierter Mitarbeiter sieht, oder eine “Allgemeine”, die für alle Nutzer des Accounts sichtbar wird.

Der eingegebene Infotext findet sich im Nachgang beim Ausfüllen einer Checkliste am Anfang in kursiver Schrift wieder. Daher kann dieses Feld gut genutzt werden, um den Sinn einer Checkliste bzw. der Aufgabe zu erklären oder einleitende Hinweise zu geben.

Auf die PDF Definition wird in einem anderen Turtorial eingegangen, hier lässt sich die PDF Ausgabe nach Abschluss einer Checkliste konfigurieren.

a) „Bausteine“
Verfügbare Bausteine, aus der sich eine Checkliste erstellen lässt. Jeder Baustein kann beliebig viele Male genutzt werden.

b) „Abschnitt hinzufügen“
Für eine bessere Übersicht und Ordnung müssen Abschnitte angelegt werden, wie Kapitel in einem Buch oder Dokument. Daher müssen erst Abschnitte eingefügt werden, bevor Bausteine in die Abschnitte gelegt werden können.

c) „Voransicht“
Die Voransicht zeigt Ihnen, wie die Checkliste auf dem mobilen Endgerät aussehen wird. Zudem können Sie eine PDF-Voransicht aktivieren.

d) „Grundinformationen bearbeiten“
Sie können die Grunddaten der Checkliste bearbeiten, wie am Anfang dieses Turtorials beschrieben, als Name der Checkliste, Typ, Kategorie und Infotext. Ebenfalls kann die PDF Ausgabe editiert werden.

e) „Exportieren“
Sie können die Checkliste als .roej Datei exportieren, beispielsweise um die Checkliste als E-Mail zu versenden oder auf dem mobilen Endgerät zu importieren, sollte die Synchronisierung nicht aktiviert sein.

f) „Kopieren“
Kopieren Sie die Checkliste durch Auswahl des entsprechenden Buttons.

Sie erstellen eine Checkliste, in dem Sie verschiedene Bausteine in Abschnitten gruppieren. Legen Sie zunächst einen Abschnitt an. Wählen Sie hierzu „Neuer Abschnitt“.

Nachdem der Abschnitt angelegt wurde, können Sie einen Baustein hinzufügen, indem Sie diesen per Drag&Drop in den Abschnitt hineinziehen.

Hinweis:
Es ist wichtig, dass Sie den Baustein in den geöffneten Abschnitt hineinschieben. Sollten Sie „nicht treffen“, wird der Baustein nicht angelegt.

 

Zwischengespeicherte Checkliste teilen (App)

Zwischengespeicherte Checkliste teilen (App)

von | Sep. 7, 2023 | Check-it, Tutorial

Zwischengespeicherte Checklisten teilen

Teilen Sie zwischengespeicherte Checklisten, und lassen diese anderen Nutzern zukommen. Diese können dadurch Ihrem Bearbeitungsstand fortsetzen und die Checkliste abschließen.

Checkliste exportieren

Öffnen Sie den Bereich “Daten” in Ihrer Check-it App (Bild 1).

Streichen Sie nach links, um die weiteren Optionen einzusehen. Wählen Sie anschließend die Option “teilen” aus (Bild 2).

Wählen Sie eine Option aus, durch die Datei geteilt werden soll (Bild 3).

Checkliste importieren: Per Massaging App

In diesem Beispiel wurde eine Checkliste via Mail verschickt und wird mittels der App “Outlook” importiert. Der Vorgang für andere Massaging-Apps, wie Microsoft Teams, WhatsApp, iMassage, Telegram, etc. ist identisch. 

Öffnen Sie die gesendete Check-it Datei im .zip oder .roez Format (Bild 1).

Wählen Sie “Öffnen mit”, bzw. “Teilen” aus (wie genau diese Option heißt, hängt von Ihrem Betriebssystem ab, Bild 2). 

Wählen Sie anschließend die Option “Teilen mit” bzw. “Öffnen mit” aus. Wählen Sie nun die Check-it App aus (Bild 3).

 

Hinweis: es kann nötig sein nach rechts zu wischen und sich weitere Apps anzeigen zu lassen um die Check-it App zu finden. Sollte dies nicht möglich sein, können Sie Datei auch unter Ihren “Eigenen Dateien” speichern, und diese dann direkt durch die Check-it App importieren. 

Checkliste importieren: Über die Check-it App

Wenn die Datei, die importiert werden soll, auf dem Endgerät gespeichert wurde, kann diese auch direkt über Check-it importiert werden. 

Wählen Sie im Bereich “Daten” den Dashbutton aus, und anschließend die Option “Gespeicherte importieren” (Bild 1). 

Öffnen Sie anschließend die gewünschte Datei (Bild 2). 

Wählen Sie nun die Kategorie aus, zu der die importierte Datei zugeordnet werden soll (Bild 3).