Check-it Systeme

Check-it Systeme

von | Sep 8, 2023 | Check-it, FAQ

Check-it Systeme

Auf welchen Systemen ist die Check-it App verfügbar?

Die Check-it App ist auf allen gängigen Systemen (Android und iOS), sowohl auf dem Handy, als auch auf dem Tablet verfügbar. Check-it Online kann auf allen Browsern benutze werden, beispielsweise Chrome, Safari, FireFox und weiteren. Die Funktionen auf diesen Systemen ist identisch, zudem können Sie in jeder beliebigen Kombination genutzt werden.

Check-it Online (Google Chrome)

Check-it Online (Safari)

Mobile Systeme

Android

Die Check-it App besitzt eine Abwärtskompatibilität bis Android 8.0 und unterstützt somit insgesamt über 17.000 verschiedene Gerätemodelle. Die vollständige Liste aller kompatiblen Geräte, kann über den nachfolgenden Link zudem heruntergeladen und geprüft werden (Stand: Juni 2022). 

Weiterhin kann die App in insgesamt 177 Ländern heruntergeladen werden, und steht in 4 Sprachen zur Verfügung (Deutsch, Englisch, Spanisch und Portugiesisch). 

Geräteliste (Android)
Google PlayStore
Check-it PlayStore

Apple (iOS)

Die Check-it App ist in Apples App Store in insgesamt 175 Ländern und 4 Sprachen (Deutsch, Englisch, Spanisch, Portugiesisch) verfügbar. Die App ist mit folgenden iOS Versionen Kompatibel:

    • iPhone: iOS 13.0 oder neuer
    • iPad: iPadOS 13.0 oder neuer
    • Mac: Erfordert mcOS 11.0 (oder neuer) und einen Mac mit Apple M1-Chip.

 

 

AppStore

Windows

Der Marktanteil von Windows-Mobilsystemen liegt derzeit bei 0,02% (Quelle: statista). Die einzigen Mobilgeräte, die hier von Bedeutung sind, sind Microsoft-Surface Tablets. Aus diesem Grund, wurde ein Windows-Mobil-Release der Check-it App zwar geplant, jedoch erst für das Jahr 2024. 

Im Rahmen des neuen Windows-Updates wird nun allerdings eine Implementierung des Android-PlayStores vorgesehen, wodurch unsere App in Kürze auch für Windows-User zur Verfügung stehen wird. Alle Neuerungen zu diesem Windows Update, erfahren Sie in unserem verlinkten RSS-Feed.

 

Offline Nutzung

Offline Nutzung

von | Sep 8, 2023 | Check-it, FAQ

Offline-Nutzung

Ist eine Offline-Nutzung der Check-it App Möglich?

Bei Nutzung der Check-it App ist keine dauerhafte Anbindung ins Internet nötig, sodass eine Offline-Nutzung kein Problem ist. Die Automatische Synchronisiert läuft alle 15 Minuten an und prüft, ob Änderungen durchgeführt wurden. Sollte keine Internetverbindung vorhanden sein, kann die Synchronisierung zu einem späteren Zeitpunkt jedoch auch manuell angestoßen werden.

Eine Internetanbindung wird lediglich benötigt wenn:

  • Checklisten vom Server auf das mobile Endgerät versendet werden sollen, beispielsweise wenn diese aktualisiert wurden.
  • Ausgefüllte Checklisten in der Datenbank eingetragen werden sollen.

Obwohl eine ständige Internetverbindung nicht nötig ist, empfiehlt es sich trotzdem regelmäßig (bspw. wöchentlich, oder arbeitstäglich) eine manuelle Sychronisierung durchzuführen, um sicherzustellen, dass alle Datensätze ordnungsgemäß ausgetauscht wurden.

Gespeicherte Checklisten verschicken

In dem Bereich „Abgeschlossene Checklisten“ unter dem Hauptpunkt „Daten“ werden automatisch alle Checklisten abgespeichert, die auf dem mobilen Endgerät erzeugt wurden. Hierbei macht es keinen Unterschied, ob beim Erstellen eine Anbindung an das Internet vorhanden war oder nicht. Zudem werden Checklisten niemals gelöscht, sodass es keinen Unterschied macht, wie viele Checklisten insgesamt im Offline – Modus erzeugt wurden.

Alle hier vorhandenen PDF Dateien können, beispielsweise per E-Mail oder anderen Messengerdiensten, verschickt werden. Hierzu ist es nötig, die jeweilige Checkliste auszuwählen und anschließend nach rechts zu wischen. Anschließend müssen Sie auf den „Teilen“ – Button tippen, um das entsprechende Kontextmenü zu öffnen.

Nachträgliches verschicken von Offline generierten Daten

Manuelle Sychronisierung anstoßen

Anstoßen der Synchronisierung nach erneuter Online Anbindung.
Öffnen des Navigationsmenüs für die Offline-Nutzung von Check-it

Um die neusten Daten aus dem Server zu laden (beispielsweise Änderungen an vorhandenen Checklisten) und abgeschlossene PDF Dateien hochzuladen, kann auch eine manuelle Synchronisierung angestoßen werden, nachdem eine Internetverbindung wieder vorhanden ist. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  • Öffnen Sie das Navigationsmenü oben Links
  • Drücken Sie anschließend auf den Button „Synchronisierung“, um diese manuell anzustoßen.

Alle von Ihnen erstellten Daten werden nun auf den Server geladen und die App ist erneut auf dem neusten Stand.

Add-On: Corporate-Design

Add-On: Corporate-Design

von | Sep 8, 2023 | Add-On, Check-it

Add-On: Corporate Design

Passen Sie das Design der „Check-it“ App an das Corporate Design ihres Unternehmens an. Legen Sie die Farbe fest, in dem die App dargestellt wird. Fügen Sie das Logo ein, welches in der App oder auf Dokumenten erscheint. Informieren Sie ihre Mitarbeiter über die News ihres Unternehmens durch individualisierte RSS-News-Feeds oder stellen Sie Ihren Beschäftigten Dokumente zur Verfügung, die sie für Ihre tägliche Arbeit benötigen. Das könnten beispielsweise Arbeitsanweisungen oder Bedienungsanleitungen sein.

 

Einstellungen

Im Bereich Corporate Design können Sie das Design der Check-it App festlegen. Hierzu zählen Beispielsweise die Farben und auch das Logo. Ferner kann der RSS-Feed festgelegt werden, der in der App angezeigt wird.

a) „RSS-Feeds bearbeiten“
Legen Sie die RSS-Feeds fest, die in der App ausgegeben werden.

b) „Primärfarbe“
Legen Sie die Primärfarbe der App fest. Hierzu wird das rgba-Farbsystem genutzt. Im Foto rechts sehen Sie, wie die ausgewählten Farben in der App umgesetzt werden.

c) „Sekundärfarbe“
Legen Sie die Sekundärfarbe der App fest. Hierzu wird das rgba-Farbsystem genutzt. Im Foto rechts sehen Sie, wo die Farben in der App angewandt werden.

d) „Logo App“
Das von Ihnen festgelegte Logo wird in der App auf dem mobilen Gerät angezeigt.

e) „Logo Ausgabe“
Das von Ihnen festgelegte Logo wird in allen PDF-Dokumenten ausgegeben

f) „Hintergrund Bild“
Das von Ihnen festgelegte Bild wird zum Arbeitshintergrund der Online-Plattform.

 

 

Dokumente hochladen

Sie können Ihren Nutzern benötigte Dokumente, wie beispielsweise Bedienungsanleitungen oder Arbeitsanweisungen, zu Verfügung stellen.

a) Name des Dokuments

b) Typ des Dokuments

Legen Sie den Typ der Checkliste oder der Kategorie fest. Mehr Informationen erhalten Sie unter: 2.

c) Dokument bearbeiten
Wenn Sie die Kategorie bearbeiten, können Sie den Namen und Typ ändern. Zudem kann das dazugehörige PDF-Dokument ausgetauscht werden. Rechts wird angezeigt wie das Dokument in der App aussieht.

d) Dokument löschen

e) Dokument hinzufügen
Es öffnet sich das gleiche Fenster wie unter „Dokument bearbeiten“.

Add-On: Konzern Verwaltung

Add-On: Konzern Verwaltung

von | Sep 8, 2023 | Add-On, Check-it

Add-On: Konzern-Verwaltung

Soll Check-it in unterschiedlichen Unternehmensbereichen eingesetzt werden, ermöglicht Ihnen die „Konzern Verwaltung“ – als Erweiterung der „Corporate Design Option“ – eine vereinfachte Nutzer- und Checklisten Verwaltung, sowie die gezielte Bereitstellung von Dokumenten und Informationen. Sie können für jeden Unternehmensbereich gesonderte Checklisten, Dokumente, sowie Designs und News-Feeds festlegen. Jede Abteilung bzw. Organisationseinheit erhält somit ihre individuelle Version von Check-it. Dokumente und Checklisten können selbstverständlich auch bereichsübergreifend genutzt und verteilt werden.

Funktion von Nutzergruppen

Insbesondere bei großen Unternehmen gibt es schnell hunderte Checklisten für diverse Bereiche und Anwendungsfälle. Wenn diese jedem Nutzer grundsätzlich zur Verfügung stehen, führt dies schnell zur Verwirrung oder zur Auswahl einer falschen Checkliste.

In diesem Beispiel, werden 3 Abteilungen verwendet: Vertrieb (orange), Instandhaltung (grün) und Lager (blau).

Durch Nutzergruppen sorgen Sie dafür, dass jeder Benutzer lediglich die Checklisten auswählen kann, die er für seine Arbeit benötigt.

 

Ein Nutzer kann dabei grundstätzlich mehreren Nutzergruppen gleichzeitig zugewiesen werden.

    • Nutzer 1 ist der Nutzergruppe Vertrieb (orange) zugewiesen.
    • Nutzer 2 ist den Nutzergruppen Instandhalter (grün) und Lager (blau) zugewiesen. Er sieht daher die Kategorien der Nutzergruppen Instandhalter und Lager.
    • Nutzer 3 ist der Nutzergruppe Lager (blau) zugewiesen und sieht daher nur die blauen Kategorien.

Ein nachträgliches Zuweisen von Nutzergruppen ist jederzeit problemlos möglich.

 

Nutzergruppen anlegen

 Legen Sie zunächst Nutzergruppen an, um diese später Usern zuzuweisen.

a) Bitte klicken Sie über den Menüpunkt Verwaltung auf das Feld Kunde.

b) Anschließend den Reiter Kunde auswählen.

c) über das „+“ kann eine neue Benutzergruppe erstellt werden.

d) Jeder Benutzergruppe kann ein eigenes Logo zugewiesen werden. Dieses Logo wird angezeigt, wenn aus dieser Benutzergruppe heraus PDF Dateien generiert werden.

e) Name der erstellten Benutzergruppen

f) Vorhandene Benutzergruppen können gelöscht oder editiert (g) werden. Beim löschen, öffnet sich ein Fenster durch welches gefragt wird, in welche Benutzergruppe die Daten der gelöschten Benutzergruppe verschoben werden sollen.

Kategorien zuweisen

Nachdem Sie eine Nutzergruppe angelegt haben, müssen Sie der Nutzergruppe Kategorien zuweisen. Öffnen Sie hierzu den Reiter „Kategorien“

a) Name der Benutzergruppe. In diesem Fall ist die Kategorie „Prüfprotokolle“ für alle Mitglieder der Benutzergruppe „Abteilung 1“ frei zugänglich.

b) Nutzern Sie Filter, um nur die Kategorien einer Nutzergruppe anzuzeigen.

c) Bearbeiten der Kategorien, etwa um Typ, Name oder zugewiesene Benutzergruppe zu ändern.

Nutzer in Nutzergruppen eintragen

Nachdem die Benutzergruppen erstellt und die Kategorien diesen zugewiesen wurden, können die einzelnen Nutzer noch den Nutzergruppen zugewiesen werden. Wählen Sie hierzu einen Benutzer aus, und klicken auf bearbeiten.

a) Die Zuweisung der Benutzergruppe erfolgt über die Auswahl auf der rechten Seite. Hinweis: Ein Abwählen der „Standard“-Gruppe ist nicht möglich, alle Nutzer sind dieser automatisch zugewiesen. Dadurch ist es möglich, allen Benutzern gleichzeitig Informationen zur Verfügung zu stellen.

b) Der Benutzer kann als Benutzergruppen-Administrator angelegt werden. Er ist dann in der Lage Benutzergruppen anzulegen und Checklisten diesen zuzuweisen.

Nach der Auswahl der Benutzergruppe muss die Aktion mit der Schaltfläche Speichern beendet werden. Diese befindet sich außerhalb des Screenshots oben links.

Add-On: Auftragsverwaltung

Add-On: Auftragsverwaltung

von | Sep 8, 2023 | Add-On, Check-it

Add-On: Auftragsverwaltung

Die Auftragsverwaltung enthält die Funktion, Einzelaufträge oder wiederkehrende Tätigkeiten als Auftrag zu erstellen, mit einer Checkliste zu verknüpfen und einem Mitarbeiter oder einer ganzen Benutzergruppe terminlich zuzuweisen. Mitarbeiter sehen die Aufträge in der App unter einem separatem Reiter und können diese abarbeiten. Das Organisationsteam kann die Abarbeitung überwachen und ggf. ändern und anpassen.

 

Übersicht

Ist das Auftragsverwaltungs-Add-On bei Ihnen freigeschaltet, finden Sie es unter

a) Daten und Auftragsverwaltung.

b) Über die Pfeiltasten, können Sie die Detailansicht öffnen und schließen.

c) Sind Aufträge angelegt, finden Sie in der Tabelle eine Übersicht Ihrer Aufträge mit folgender Information:
Status: Status des Auftrags: Abgeschlossen, in Arbeit oder Offen
Datum: bis wann die Tätigkeit abgeschlossen sein soll
Bezeichnung: Name des Auftrags
Ausführen von: E-Mail des Nutzers, dem die Aufgabe zugewiesen wurde
Checklisten: die mit dem Auftrag verknüpft wurden. Dies können auch mehrere Checklisten sein.

d) Über das Bearbeiten-Symbol kann die Checklisten bearbeitet oder – im Fall der abgeschlossenen Checklisten – die PDF geöffnet werden.

e) Schaltflächen für die Anlage eines Einzel- oder Serienauftrags.

Aufträge anlegen

Um einen Einzel- oder einen Serienauftrag zu erzeugen, wählen Sie den entsprechenden Button aus (b und c im Bild). In den sich nun erscheinenden Fenster, haben Sie folgende Möglichkeiten:

Bild 1:

  1. Grunddaten des Auftrags angeben, und dann auf Speichern drücken.
  2. Checkliste zuweisen, indem Sie diese aus dem Dropdown-Menü auswählen.
  3. Auftrag erzeugen, indem die entsprechenden Grunddaten ausgewählt werden.

Nach dem Ausfüllen und Klick auf den Button „Weiter“ wird die Übersicht des Auftrags generiert.

Bild 2:

  • a) Grunddaten zum Auftrag
  • b) Möglichkeit der Erstellung eines weiteren Serienauftrags
  • c) Hinzufügung eines Teil- oder Einzelauftrags
  • d) Zuweisung einer zusätzlichen Checkliste innerhalb des Auftrags
  • e) Einzelheiten zu den Teilaufträgen; Möglichkeit deren Löschung oder Anpassung.

Wussten Sie schon?

Ein Auftrag kann nicht nur einem einzelnen Nutzer, sondern auch einer ganzen Benutzergruppe zugewiesen werden. Alle Nutzer dieser Gruppe erhalten den Auftrag. Sobald ein Mitarbeiter diesen erledigt, wird der Auftrag bei den anderen ausgetragen.

Personenbezogene Daten

Personenbezogene Daten

von | Sep 8, 2023 | Check-it, FAQ

Personenbezogene Daten

Ist die Aufnahme personenbezogener Daten zulässig?

Über Check-it werden personenbezogene Daten, wie die E-Mail Adresse und der Benutzername einer Person aufgenommen. Zudem kann über die Auswertung nachverfolgt werden, welcher Kollege welche Checklisten ausgearbeitet hat. Dies führt zu der Frage, ob es für Unternehmen zulässig ist, diese Daten aufzunehmen.

    Da es sich bei dem Anlegen von Nutzern unter Check-it um Informationen handelt, die sich auf eine identifizierbare und natürliche Person beziehen, handelt es sich um personenbezogene Daten im Sinne des Artikel 4 Nr. 1 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).

    Die DSGVO beschreibt gleichermaßen diverse Bedingungen, die einzuhalten sind, damit die Verarbeitung dieser personenbezogenen Daten rechtmäßig ist. Gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c gilt die Verarbeitung als rechtmäßig, wenn die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der der Verantwortliche unterliegt. 

    Da der Verantwortliche, in diesem Fall der Arbeitgeber, gemäß diverser Regelwerke der Verpflichtung unterliegt, bspw. seine Anlagen zu Prüfen und diese zu dokumentieren, oder andere Kontrollen durchzuführen, liegt ist die Aufnahme dieser Daten rechtmäßig.

    Art. 4 Nr. 1

    „personenbezogene Daten“ alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (im Folgenden „betroffene Person“) beziehen; als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind, identifiziert werden kann;

    DSGVO, Datenschutzgrundverordnung

    Art. 6 Abs. 1 c)

    1Die Verarbeitung ist nur rechtmäßig, wenn mindestens eine der nachstehenden Bedingungen erfüllt ist: (…)

    c.) die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich, der der Verantwortliche unterliegt;

    DSGVO, Datenschutzgrundverordnung