faq_28 – Word-Checklisten – Übersicht und Verwendung

faq_28 – Word-Checklisten – Übersicht und Verwendung

von | Juli 10, 2026 | FAQ

Stand von diesem Tutorial: (Online)
Kürzel:

Kunden-Ausgabe – Übersicht und Verwendung

Die Word-Ausgabe ermöglicht es, abgeschlossene Checklisten als individuell gestaltete Microsoft Word-Dokumente (.docx) bereitzustellen. Der größte Vorteil besteht darin, dass die Dokumentation genau so aussehen kann, wie es Ihr Unternehmen oder Ihr Kunde vorgibt.

Viele Unternehmen verfügen über feste Berichtsvorlagen oder Konzernstandards, die hinsichtlich Aufbau, Layout oder Inhalt eingehalten werden müssen. Mit der Word-Ausgabe können diese Vorgaben umgesetzt werden, ohne auf die Vorteile der digitalen Datenerfassung in Check-it verzichten zu müssen.

Perfekte Verbindung aus Standardisierung und Flexibilität

Während die Datenerfassung in Check-it für einheitliche Prozesse sorgt, ermöglicht die Word-Ausgabe eine individuell gestaltete Dokumentation. So profitieren Sie von einer standardisierten Erfassung der Daten und erhalten gleichzeitig Berichte, die exakt den Anforderungen Ihres Unternehmens oder Ihrer Kunden entsprechen.

Tutorials zu diesem Thema

Warum wird die Kunden-Ausgabe benötigt?

Nicht jede Dokumentation darf in einem Standardlayout ausgegeben werden. Häufig gibt es Vorgaben, beispielsweise durch:

  • Konzernrichtlinien
  • Kundenanforderungen
  • interne Berichtsvorlagen
  • Corporate Design
  • Sachverständigen- oder Prüfberichte

Mit der Word-Ausgabe können ausgefüllte Checklisten automatisch in eine individuelle Dokumentvorlage übernommen werden. So entsteht ein Bericht, der den gewünschten Anforderungen entspricht.

Typische Anwendungsfälle

Die Word-Ausgabe eignet sich insbesondere für:

  • Unternehmen mit konzernweit einheitlichen Berichtsvorlagen
  • Dienstleister, die Dokumentationen im Layout ihrer Kunden bereitstellen
  • Sachverständige mit individuellen Gutachtenvorlagen
  • Organisationen mit fest definierten Dokumentationsstandards

Dokumentation und Nachweis verbessern

Jeder ausgeführte Auftrag kann nachvollzogen werden:

Wer hat die Aufgabe durchgeführt?
Wann wurde sie erledigt?
Welche Ergebnisse wurden dokumentiert?
Gab es Auffälligkeiten oder Mängel?

Damit entsteht ein vollständiger digitaler Nachweis der ausgeführten Arbeiten.

Welche Vorteile bietet die Word-Ausgabe?

Individuelles Layout: Berichte entsprechen Ihren eigenen Vorlagen.
Einhaltung von Vorgaben: Konzern- oder Kundenvorgaben können umgesetzt werden.
Corporate Design: Logos, Farben, Schriftarten sowie Kopf- und Fußzeilen lassen sich übernehmen.
Bearbeitbar: Das Dokument kann bei Bedarf nachträglich ergänzt oder angepasst werden.
Automatische Befüllung: Die in Check-it erfassten Daten werden direkt in die Word-Vorlage übernommen.

faq_28 – Word-Checklisten – Übersicht und Verwendung

faq_27 – Aufträge – Übersicht und Verwendung

von | Juli 10, 2026 | FAQ

Stand von diesem Tutorial: (Online)
Kürzel:

Aufträge – Übersicht und Verwendung

Ein Auftrag ist eine konkrete Arbeitsaufgabe, die einem Benutzer zugewiesen werden kann. Er verbindet eine auszuführende Tätigkeit mit den dafür benötigten Informationen, wie zum Beispiel einer Checkliste, einem Objekt, einem Standort oder weiteren Angaben.

Mit Aufträgen können Unternehmen sicherstellen, dass Aufgaben strukturiert verteilt, durchgeführt und anschließend nachvollziehbar dokumentiert werden.

Ein typischer Auftrag kann beispielsweise sein:

  • Prüfung einer Maschine
  • Kontrolle einer technischen Anlage
  • Wartung eines Gerätes
  • Begehung eines Bereichs
  • Durchführung einer wiederkehrenden Kontrollaufgabe

Der Mitarbeiter erhält den Auftrag direkt in der Check-it App und kann die zugehörige Checkliste mobil bearbeiten. Die dabei erfassten Daten, Fotos, Kommentare oder Unterschriften werden anschließend dokumentiert.

    Tutorials zu diesem Thema

    Warum werden Aufträge benötigt?

    Aufgaben gezielt verteilen

    Ein Auftrag kann einem bestimmten Benutzer oder einer Benutzergruppe zugewiesen werden. Dadurch ist klar geregelt, wer eine Aufgabe durchführen soll.

    Beispiel:
    „Prüfung der Brandschutztüren im Gebäude A bis zum 15.07.“

    Der zuständige Mitarbeiter sieht den Auftrag direkt in seiner App und kann ihn bearbeiten.

    Einheitliche Durchführung sicherstellen

    Durch die Verbindung eines Auftrags mit einer Checkliste wird vorgegeben, welche Punkte geprüft oder dokumentiert werden müssen.

    Dadurch werden Arbeitsabläufe standardisiert und wichtige Prüfschritte nicht vergessen.

    Beispiel:

    • Sichtprüfung durchführen
    • Messwert erfassen
    • Mangel dokumentieren
    • Foto hinzufügen
    • Prüfung abschließen

    Dokumentation und Nachweis verbessern

    Jeder ausgeführte Auftrag kann nachvollzogen werden:

    Wer hat die Aufgabe durchgeführt?
    Wann wurde sie erledigt?
    Welche Ergebnisse wurden dokumentiert?
    Gab es Auffälligkeiten oder Mängel?

    Damit entsteht ein vollständiger digitaler Nachweis der ausgeführten Arbeiten.

    Was ist der Unterschied zwischen einer Checkliste und einem Auftrag?

    Eine Checkliste beschreibt, was geprüft oder erledigt werden soll.

    Ein Auftrag beschreibt, wer, wann und wo diese Aufgabe durchführen soll.

    Beispiel:

    Checkliste:
    „Prüfung elektrischer Betriebsmittel“

    Auftrag:
    „Max Mustermann prüft am 10.07.2026 die elektrischen Betriebsmittel in Werkhalle 2.“

    Die gleiche Checkliste kann also für viele unterschiedliche Aufträge verwendet werden.

    Wie läuft ein Auftrag für den Mitarbeiter ab?

    1. Ein Auftrag wird im Check-it System erstellt.
    2. Der Auftrag wird einem Benutzer zugewiesen.
    3. Der Mitarbeiter sieht den Auftrag in seiner App.
    4. Die hinterlegte Checkliste wird ausgefüllt.
    5. Ergebnisse, Fotos, Kommentare oder Unterschriften werden erfasst.
    6. Nach Abschluss steht die Dokumentation zur weiteren Verwendung bereit.

    faq_28 – Word-Checklisten – Übersicht und Verwendung

    faq_26 – Objekte – Übersicht und Verwendung

    von | Juni 8, 2026 | FAQ

    Stand von diesem Tutorial: (Online)
    Kürzel:

    Objekte – Übersicht und Verwendung

    Mit dem Objektbaustein lassen sich Anlagen, Gebäude oder anderes Inventar anlegen, verwalten und mit Informationen anreichern. Die Objekte können hierarchisch aufgebaut werden (Beispiel: Stadt – Gebäude – Etage). Jedem Objekt lassen sich Checklisten zuweisen, um objektbezogene Tätigkeiten durchzuführen.

    Auf diese Weise können Check-it User über eine Baumstruktur das Objekt auswählen und eine passende Checkliste öffnen. Wichtige Objekteigenschaften, die in der Objektdatenbank hinterlegt sind, werden direkt in der Checkliste abgebildet.

    Wie man mit dem Objektbaustein arbeitet, zeigen wir Ihnen in diesem Turtorial.

     

     

    Tutorials zu diesem Thema

    Funktion und Anwendung Objektbaustein

    Mit dem Objektbaustein können Sie vier Hierarchien und vier dazugehörige Eigenschaften definieren. Diese Informationen können dann in einer Checkliste ausgewählt und angezeigt werden. Wie genau damit gearbeitet wird, soll folgendes Beispiel zeigen:

    Bild 1: Im Facility Management Bereich sollen verschiedene Gebäude inkl. der darin enthaltenen Stockwerke, Zimmer und Gegenstände verwaltet werden. In diesem Beispiel verfügt jede dieser Hierarchien (Gebäude/Stockwerk/Zimmer/Gegenstand) über entsprechende Eigenschaften.

    Bild 2: Wie diese Eigenschaften den Hierarchien zugeordnet werden, zeigt das zweite Bild. Beispielsweise kann ein Gebäude die Eigenschaften “Straße”, “Block” und “Hausnummer” haben. In unserem Beispiel gibt es daher ein Gebäude E, welches in der Straße “Nebenstraße”, im Block “A” ist und die Hausnummer “32” hat.

    Test-Daten

    Was ist die “Referenz-Spalte”?

    Die Referenz-Spalte ist die Spalte, nach der später in der Tabelle gesucht wird. Es muss einen eindeutigen Wert pro Datensatz enthalten – beispielsweise eine Inventarnummer oder Kundennummer. Jede Referenznummer darf nur einmal in der Tabelle vorkommen.

    Wofür werden Objekttabellen verwendet?

    Fall 1: Checklisten werden Objekten zugewiesen

    Im folgenden Bild sehen Sie die spätere Ansicht in der App, wenn einem Gebäude einzelne Checklisten zugewiesen werden. 

    Dadurch können Sie direkt festlegen, welche Checklisten zu welchem Element genutzt werden sollen.

    Bild 1: Wählen Sie aus dem Objektbaum die gewünschte Checkliste aus.

    Bild 2: Nach Auswahl der Checkliste werden alle im Vorfeld ausgewählten Eigenschaften in einem eigenen Abschnitt angezeigt.

    Bild 3: Die entsprechenden Eigenschaften werden in der generierten PDF-Datei in einer eigenen Tabelle ausgegeben.

    Fall 2: Objektbaustein in der Checkliste verwenden

    Der Objektbaustein kann auch in einer Checkliste genutzt werden – der Nutzer hat dann Zugriff auf alle Objekte in der Tabelle. 

    Hintergrund ist hier, dass dem User beim Ausfüllen einer Checkliste informationen mitgegeben werden solle, die dieser dabei braucht.

    a. Vorausgewählte Hierarchien: „Gebäude” und „Stockwerk” sind fest gesetzt und können vom Nutzer nicht geändert werden.

    b. Offene Hierarchie: Das Zimmer kann frei ausgewählt werden.

    c. Objekt-Eigenschaften: Alle Eigenschaften des Zimmers werden angezeigt, beispielsweise welche Reinigungsmittel verwendet werden sollen oder um welche Art Zimmer es sich handelt.

    faq_28 – Word-Checklisten – Übersicht und Verwendung

    faq_25 – Tabellen – Übersicht und Verwendung

    von | Juni 5, 2026 | FAQ

    Stand von diesem Tutorial: (Online)
    Kürzel:

    Tabellen – Übersicht und Verwendung

    Tabellen ermöglichen es, wiederkehrende Stammdaten – wie Fahrzeuge, Maschinen oder Kunden – einmalig zu hinterlegen und beim Ausfüllen einer Checkliste per Referenznummer automatisch abzurufen. Statt jeden Wert manuell einzutragen, genügt ein einzelner Eintrag oder ein Barcode-Scan: Die zugehörigen Felder werden sofort befüllt.

    Das spart Zeit, reduziert Tippfehler und sorgt für konsistente Daten – gerade dann, wenn dieselben Objekte regelmäßig in Prüfungen oder Protokollen auftauchen.

    Inhalt:

    Hinweis:

    Die hier erzeugten Daten, werden per Synchronisation auf den Server übertragen. Dort aktualisiert sich auch der entsprechende Auftrags-Status.

    Link zum Online-Tutorial.

    Was sind “Tabellen”?

    Eine Tabelle ist eine Nachschlagetabelle: Sie enthält Datensätze, die beim Ausfüllen einer Checkliste über eine Referenznummer abgerufen werden. Die Referenznummer wird entweder manuell eingetippt oder per Barcode (1D oder 2D) eingescannt. Die zugehörigen Werte werden daraufhin automatisch in die Checkliste eingefügt.

    Beispiel: Eine Tabelle enthält Betriebsmittel mit den Spalten KFZ-Nummer, Kennzeichen, Beschreibung, PS, Länge, Hubraum. Wenn das Fahrzeug in der Checkliste genutzt werden soll, kann einfach die KFZ-Nummer eingegeben werden – der Rest wird automatisch ausgefüllt.

    Was ist die “Referenz-Spalte”?

    Die Referenz-Spalte ist die Spalte, nach der später in der Tabelle gesucht wird. Es muss einen eindeutigen Wert pro Datensatz enthalten – beispielsweise eine Inventarnummer oder Kundennummer. Jede Referenznummer darf nur einmal in der Tabelle vorkommen.

    Tabellen in einer Checkliste verwenden

    Den Datenbankbaustein finden Sie in der Bausteinauswahl beim Erstellen oder Bearbeiten einer Checkliste. Ziehen Sie ihn per Drag & Drop an die gewünschte Position in der Checkliste.

    Nehmen Sie anschließend folgende Einstellungen vor:

    • Tabelle: Wählen Sie die gewünschte Tabelle aus. Es werden alle in Check-it angelegten Tabellen angezeigt.
    • Bezeichnung: Vergeben Sie einen Namen für das Feld in der Checkliste.
    • Infotext: Optionaler Hinweistext für den Nutzer.
    • Pflichtfeld: Legen Sie fest, ob das Feld beim Ausfüllen ausgefüllt werden muss.

    Beim Ausfüllen der Checkliste gibt der Nutzer die Referenznummer ein oder scannt den zugehörigen Barcode. Die hinterlegten Werte werden automatisch aus der Tabelle abgerufen und angezeigt.

    faq_14 – Check it Rechtekonzept

    faq_14 – Check it Rechtekonzept

    von | Juni 1, 2026 | FAQ

    Stand von diesem Tutorial: (Online)
    Kürzel:

    Check-it Rechtekonzept

    Das Check-it Rechtekonzept legt fest, wer welche Inhalte sehen, ausfüllen und bearbeiten darf. So erhält jede Abteilung und Organisationseinheit genau die Inhalte, die sie für ihre Arbeit benötigt. Inhalte können dabei auch bereichsübergreifend genutzt werden.

    Das Konzept besteht aus vier Teilen: Typen, Inhalte, Kategorien und Nutzergruppen.

    Übersicht

    Im Check it Berechtigungskonzept gibt es folgende Teile: 

    a. Typen (nur für Checklisten und Checklisten-Kategorien)

    b. Inhalte (Checklisten, Gefährdungsbeurteilungen, Dokumente).

    c. Kategorien in denen Inhalte gesammelt werden können.

    d. Nutzergruppen

     

     

     

    a. Berechtigungstypen

    Checklisten und Kategorien haben einen Typ. Dieser Typ gibt Auskunft darüber, wer eine Checkliste/ Kategorie/ andere Art Inhalt bearbeiten und sehen darf.

    Folgende Typen gibt es in Check-it

    Zweck: Lese-Berechtigung Schreibberechtigung
    Persönlich Inhalte, die nur von einem Nutzer gesehen werden sollen, bspw. Entwürfe oder private Checklisten.

    Nur der eingetragene User kann den Inhalt sehen. *

    		 Nur der eingetragene User kann den Inhalt bearbeiten. *
    Allgemein Inhalte, die für alle User Zugänglich gemacht werden sollen. Alle User, die in der gleichen Nutzergruppe sind, können die Inhalte sehen. Nur Administratoren können den Inhalt bearbeiten.
    Partner Inhalte, die für alle User alle Unternehmen eines Partners sichtbar sein sollen. Alle User aller Unternehmen können die Inhalte sehen. Nur der Partner-Admin kann den Inhalt bearbeiten.

     *Wichtiger Hinweis: Dies gilt nicht für Administratoren – diese können alle Inhalte in einem Unternehmen sehen und bearbeiten, auch die, die den Typ “Persönlich” haben.

    b. Inhalte

    In Check it gibt es folgende Inhalte, die bearbeitet, ausgefüllt oder von den Nutzern gesehen werden können.

    • Checklisten – das Herzstück von Check it. Zum Bearbeiten, Ausfüllen und Erheben von Daten.
    • Dokumente – stellen Sie Ihren Nutzern verschiedene Dokumente zur Verfügung, bspw. Karten, Bedienungsanleitungen oder Arbeitsanweisungen.
    • Gefährdungsbeurteilungen – In Check it können über ein Add-On Gefährdungsbeurteilungen erstellt und bearbeitet werden.

      c. Kategorien

      Inhalte werden in Kategorien thematisch gruppiert – zum Beispiel nach Abteilung, Bereich oder Prozess. Eine Kategorie fasst also mehrere Checklisten zusammen und macht sie übersichtlicher.

      • Kategorien können frei erstellt und benannt werden.
      • Inhalte lassen sich jederzeit zwischen Kategorien verschieben.
      • Auch Kategorien selbst haben einen Typ, der die Sichtbarkeit und Nutzung der gesamten Kategorie steuert (siehe oben)
      • Kategorien werden gezielt einer oder mehreren Nutzergruppen zugewiesen.

      d. Nutzergruppen

      Insbesondere bei großen Unternehmen gibt es schnell hunderte Checklisten für diverse Bereiche und Anwendungsfälle. Wenn diese jedem Nutzer grundsätzlich zur Verfügung stehen, führt dies schnell zur Verwirrung oder zur Auswahl einer falschen Checkliste.

      In diesem Beispiel, werden 3 Abteilungen verwendet: Vertrieb (orange), Instandhaltung (grün) und Lager (blau).

      Durch Nutzergruppen sorgen Sie dafür, dass jeder Benutzer lediglich die Checklisten auswählen kann, die er für seine Arbeit benötigt.

       

      Ein Nutzer kann dabei mehreren Nutzergruppen gleichzeitig zugewiesen werden.

        • Nutzer 1 ist der Nutzergruppe Vertrieb (orange) zugewiesen.
        • Nutzer 2 ist den Nutzergruppen Instandhalter (grün) und Lager (blau) zugewiesen. Er sieht daher die Kategorien der Nutzergruppen Instandhalter und Lager.
        • Nutzer 3 ist der Nutzergruppe Lager (blau) zugewiesen und sieht daher nur die blauen Kategorien.

      Ein nachträgliches Zuweisen von Nutzergruppen ist jederzeit problemlos möglich.

       

      faq_16 – Synchronisierung

      faq_16 – Synchronisierung

      von | Apr. 22, 2026 | FAQ

      Stand von diesem Tutorial: (Online)
      Kürzel:

      Informationen zur Synchronisierung

      Die Dauer der Synchronisierung hägt von mehreren Faktoren an, wie die Datenmenge, Leistung des mobilen Endgeräts oder der Datenverbindung.

      Inhalt

        Worauf sollte ich bei der Sync achten?

        Die App kann nur Synchronisieren, wenn die App geöffnet und im Vordergrund ist. Die App kann nicht synchronisieren, wenn sie geschlossen wird, oder der Bildschirm des mobilen Endgeräts aus ist. Auf Grund von Sicherheitsbestimmungen der Mobilgerätehersteller (Bspw. Apple, Samsung, usw.) kann dies technisch nicht anders umgesetzt werden. 

        Achten Sie daher insbesondere bei großen Datenmengen darauf, dass sie über die Dauer der Sync eine stabile Internetverbindung haben.

         

        Welche Daten werden bei der Sync ausgetauscht?

        Die Synchronisierung gleicht alle auf dem mobilen Endgerät erfassten Daten mit denen auf dem Server ab. Dabei werden folgende Datensätze ausgetauscht:

        Ausgetauschte Daten des Servers zur App:

        • Neue Checklisten und Änderungen in bereits bestehenden Checklisten,
        • Bei Add-On “Konzernverwaltung”: Änderungen in der Nutzergruppe des Nutzers, der die Synchronisierung gestartet hat,
        • Bei Add-On “Auftragsverwaltung”: Versenden von Aufträgen und gleichzeitig die Checklisten, die vom Nutzer bis zu einem definierten Termin ausgefüllt werden müssen und
        • Bei Add-On “Corporate Design”: Aktualisierung des Corporate-Designs inkl. RSS-Feeds, PDF-Dateien und Logo.

        Ausgetauschte Daten der App zum Server:

        • Abgeschlossene Checklisten im PDF Format,
        • Checklisten, die vom User zwischengespeichert wurden und
        • Bei Add-On “Auftragsverwaltung”: Status von zugewiesenen Aufträgen

        Wie oft findet die automatische Synchronisation statt?

        Die automatische Synchronisierung tauscht alle 15 Minuten Daten mit dem Server aus.

        Da die automatische Synchronisierung im Hintergrund läuft, ist die Geschwindigkeit dieser reduziert. Dies ist wichtig, um die Nutzung der App nicht zu beeinflussen. Zudem muss die App lang genug genutzt werden, da die automatische Synchronisierung stoppt, sobald die App geschlossen wird.

        Auch wenn die automatische Synchronisierung aktiv ist, empfiehlt sich teilweise eine manuelle Synchronisierung, insbesondere dann, wenn viele Änderungen auf dem Server durchgeführt wurden oder die App länger nicht mehr genutzt wurde.

        Klicken Sie hier, um auf den Login- oder Registrierungs-Cheese zuzugreifen