Elektronische Unterschriften

Elektronische Unterschriften

Elektronische Unterschriften

In welchem Umfang sind elektronische Unterschriften rechtsverbindlich?

Das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) kennt neben der Schriftform (§ 126 BGB) auch die elektronische Form (§ 126 a BGB) und die Textform (§ 126b BGB). § 127 BGB regelt zu der Überschrift „Vereinbarte Form“, dass die Parteien im wechselseitigen Miteinander „die an die zur Wahrung der Form zu stellenden Anforderungen selbst bestimmen“.

Einer der zentralen Grundgedanken unserer Zivilrechtsordnung ist die sogenannte Vertragsautonomie. Hiernach können die Parteien miteinander verbindlich verabreden welche rechtlichen Regelungen zwischen ihnen gelten sollen. Die Vertragsautonomie ist dann zulässig, wenn nicht ausdrücklich anderslautende gesetzliche Bestimmungen vorrangig zu beachten sind. So erfolgt beispielhaft die Quittierung des Empfangs einer Sendung gegenüber dem Post- oder Paketboten auf einem Unterschriftspad rechtlich als Erklärung in Textform. Die Textform erfüllt keine der gängigen Formzwecke (z. B. Warn-, Beweis- oder Identifikationsfunktion). Sie gewährleistet aber, dass die Beteiligten sich zuverlässig über den Inhalt der Erklärung informieren können und erfüllt die damit verbundene Informationsfunktion, die inzwischen zu den klassischen Formzwecken hinzugetreten ist.

Zu berücksichtigen sind hierbei die rechtlichen Erfordernisse bei elektronischen Unterschriften. So muss die Erklärung in einer zur dauerhaften Wiedergabe in Schriftzeichen geeigneten Weise abgegeben werden und die Person des Erklärenden muss genannt werden.

Das Quittieren mittels Textform dient nicht der Beweisfunktion. Von Bedeutung ist aber, dass im Zusammenhang mit der durchgeführten Arbeit eine Zuordnung zu einem Handelnden erfolgen kann. Ein weiterer Aspekt ist die Wahrnehmung des Erklärenden, dass dieser mit seinem gewollten Erklärungsakt die ordnungsgemäße Durchführung oder den Abschluss der erbrachten Arbeitsleistung bestätigt und hierfür – zumindest aus der Sicht der Verbindlichkeit des eigenen Handelns – auch einstehen will. Schließlich ist es durch eine derartige Personalisierung möglich sich im Zusammenhang mit etwaigen Rückfragen konkret an eine bekannte, nämlich die hier handelnde Person, wenden zu können.

Prüfungen Dokumentieren

Prüfungen Dokumentieren

Prüfungen dokumentieren

Warum und wie sind Prüfungen zu dokumentieren? 

Die Notwendigkeit, Prüfungen zu Dokumentieren ergibt sich aus diversen Regelwerken. So heißt es zum Beispiel in der Betriebssicherheitsverordnung, § 14 (7): „Der Arbeitgeber hat dafür zu sorgen, dass das Ergebnis der Prüfung […] aufgezeichnet und mindestens bis zur nächsten Prüfung aufbewahrt wird. Dabei hat er dafür zu sorgen, dass die Aufzeichnungen […] mindestens Auskunft geben über:

    • Art der Prüfung,
    • Prüfumfang,
    • Ergebnis der Prüfung und
    • Name und Unterschrift der zur Prüfung befähigten Person“

Je nach Art der Prüfung können zusätzliche Anforderungen aus weiteren Regelwerken gelten. So finden beispielsweise im Bereich der elektrotechnischen Prüfungen zusätzlich die Anforderungen der Berufsgenossenschaften und der in den VDE Normen festgelegte anerkannten Regeln der Technik Anwendung. In der DGUV Vorschrift 3 § 5 Prüfungen (3) heißt es zum Beispiel: „Auf Verlangen der Berufsgenossenschaft ist ein Prüfbuch mit bestimmten Eintragungen zu führen.“

Nur durch eine vollständig dokumentierte Prüfung vor Erstinbetriebnahme kann der Nachweis erbracht werden, dass sich die Anlage zum Zeitpunkt der Errichtung in einem sicheren Zustand befunden hat. Dies ist insbesondere im Schadensfall oder bei Gewährleistungsfragen sehr wichtig.

Mit der Aufzeichnung von Prüfungen kommt der Betreiber einer Anlage jedoch nicht nur seiner Dokumentationspflicht nach, sondern kann unter Umständen auch wirtschaftliche Vorteile erlangen. Bei elektrischen Anlagen heißt es beispielsweise in der DIN VDE 0105-100/A1: 2017-06 Abschnitt 5.3.3.101.0.1: „Der Umfang wiederkehrender Prüfungen […] darf je nach Bedarf und nach den Betriebsverhältnissen auf Stichproben sowohl in Bezug auf den örtlichen Bereich (Anlagenteile) als auch auf die durchzuführenden Maßnahmen beschränkt werden, soweit dadurch eine Beurteilung des ordnungsgemäßen Zustandes möglich ist. Berichte und Empfehlungen von vorhergehenden wiederkehrenden Prüfungen müssen berücksichtigt werden. Wenn keine früheren Prüfberichte verfügbar sind, ist eine Vorabuntersuchung notwendig.“

Mit anderen Worten, die Ergebnisse der Wiederholungsprüfung sind mit den Ergebnissen der vorhergehenden Prüfungen zu vergleichen. Ist dies möglich, kann der Umfang der Wiederholungsprüfung auf Stichproben begrenzt werden. Liegt keine dokumentierte Prüfung vor, sind weitere Vorabuntersuchung erforderlich was unter Umständen bedeuten kann, dass bei einer fehlenden Dokumentation, die Wiederholungsprüfung im Umfang einer Erstprüfung durchzuführen ist.

Um die Erstellung von Papierbergen zu vermeiden sehen auch die Regelwerke die Aufzeichnung auf elektronischem Wege vor. Die BetrSichV sagt hierzu „Aufzeichnungen können auch in elektronischer Form aufbewahrt werden.“

Hierbei unterstützt Sie Check-it.

Abschnitt 5.3.3.101.5.1 und 5.3.3.101.5.2

„Nach Abschluss der wiederkehrenden Prüfung einer bestehenden Anlage muss ein Zustandsbericht der elektrischen Anlage erstellt werden. Der Bericht muss Folgendes beinhalten:

  • Einzelheiten der Anlagenteile, die besichtigt wurden;
  • alle Einschränkungen bei der Besichtigung und beim Erproben und Messen, einschließlich der Gründe dafür;
  • alle Schäden, Verschleiß, Fehler oder Beeinträchtigungen der Sicherheit;
  • jede Nichtübereinstimmung mit den Anforderungen der Normen der Reihe DIN VDE 0100 (VDE 0100), oder anderer zutreffender Errichtungsnormen, z. B. der Normenreihen VDE 0101 oder VDE 0113, die zu einer Gefährdung führen kann;
  • Auflistung der Besichtigung;
  • Auflistung der Ergebnisse der Erprobungen und Messungen[…].
DIN VDE 0105-100/A1: 2017-06

Check-it für R.O.E. Online Kunden

Check-it für R.O.E. Online Kunden

Check-it für R.O.E. Kunden

Ist Check-it für R.O.E. Online Kunden kostenlos?

Das Portal für Elektrosicherheit R.O.E. Online, ist für Verantwortliche im Elektrobereich und stellt diesen Mustervorlagen im Office-Format (Word, Excel, PowerPoint) zur Verfügung. Im Rahmen der dort erworbenen Leistungen, erhalten alle R.O.E. Online Kunden das Produkt  „Check-it No Sync“. Check-it No Sync wird lediglich R.O.E. Online Kunden zur Verfügung gestellt, und verfügt im Vergleichen zu allen anderen Check-it Produkten nur über einen sehr begrenzten Funktionsumfang. Das Portal für Elektrosicherheit R.O.E. Online und die mobile Lösung für Dokumentation Check-it sind daher zwei separate Produkte, die jedoch beide vom gleichen Unternehmen, der R.O.E. GmbH, vertrieben und entwickelt werden.

Der Funktionsumfang von „Check-it No Sync“, wird auf der  Produktübersicht auf ROE Online beschrieben. Der in der Produktübersicht enthaltene Text wird rechts im Info-Kasten dargestellt. Grundsätzlich kann Check-it No Sync im begrenzten Umfang von einzelnen verantwortlichen Elektrofachkräften genutzt werden, indem Checklisten Online erstellt und anschließend in die App importiert werden. Zudem ist es möglich, generierte Checklisten über den „Teilen“-Button beispielsweise per E-Mail oder anderen Massangern an sich selbst zu schicken. 

Check-it für ROE Online Kunden

Folgende Leistungen sind enthalten:
• Checklisten über die Check-it App erstellen und ausfüllen
• Checklisten auf www.checkitonline.de erstellen und ausfüllen.

Folgende Leistungen sind nicht enthalten und können separat bestellt werden:
• Synchronisation zwischen Check-it Online und der App
• Online Nutzerverwaltung
• Checklisten in Kategorien verwalten
• Checklisten zwischenspeichern, mit anderen Nutzern teilen
• Online Cloud Speicher für ausgefüllte Checklisten
• Datenbank Auswertung und API Schnittstelle
Nutzer-Begrenzung
Standort-Lizenz: 100 | Campus-Lizenz: 200

Info-Text auf der Produktübersicht bei R.O.E. Online

Falls jedoch gewünscht ist, Check-it gemeinsam mit mehreren Nutzern zu verwenden, beispielsweise einem Prüfteam, mit mehreren Mitarbeitern in einer Instandhaltung oder anderen Anwendungsfällen, empfiehlt es sich entsprechende Check-it Pakete zu erwerben. Die hier enthaltene Synchronisierung sorgt nicht nur dafür, dass von den verantwortlichen erstellte Checklisten bei allen Nutzern ohne Mehraufwand auf den neusten Stand gehalten werden, sondern auch, dass von Nutzern erstellte PDF-Dateien automatisch auf dem Server wieder zu finden sind.  

Check-it Systeme

Check-it Systeme

Check-it Systeme

Auf welchen Systemen ist die Check-it App verfügbar?

Die Check-it App ist auf allen gängigen Systemen (Android und iOS), sowohl auf dem Handy, als auch auf dem Tablet verfügbar. Check-it Online kann auf allen Browsern benutze werden, beispielsweise Chrome, Safari, FireFox und weiteren. Die Funktionen auf diesen Systemen ist identisch, zudem können Sie in jeder beliebigen Kombination genutzt werden.

Check-it Online (Google Chrome)

Check-it Online (Safari)

Mobile Systeme

Android

Die Check-it App besitzt eine Abwärtskompatibilität bis Android 8.0 und unterstützt somit insgesamt über 17.000 verschiedene Gerätemodelle. Die vollständige Liste aller kompatiblen Geräte, kann über den nachfolgenden Link zudem heruntergeladen und geprüft werden (Stand: Juni 2022). 

Weiterhin kann die App in insgesamt 177 Ländern heruntergeladen werden, und steht in 4 Sprachen zur Verfügung (Deutsch, Englisch, Spanisch und Portugiesisch). 

Check-it PlayStore

Apple (iOS)

Die Check-it App ist in Apples App Store in insgesamt 175 Ländern und 4 Sprachen (Deutsch, Englisch, Spanisch, Portugiesisch) verfügbar. Die App ist mit folgenden iOS Versionen Kompatibel:

    • iPhone: iOS 13.0 oder neuer
    • iPad: iPadOS 13.0 oder neuer
    • Mac: Erfordert mcOS 11.0 (oder neuer) und einen Mac mit Apple M1-Chip.

 

 

Windows

Der Marktanteil von Windows-Mobilsystemen liegt derzeit bei 0,02% (Quelle: statista). Die einzigen Mobilgeräte, die hier von Bedeutung sind, sind Microsoft-Surface Tablets. Aus diesem Grund, wurde ein Windows-Mobil-Release der Check-it App zwar geplant, jedoch erst für das Jahr 2024. 

Im Rahmen des neuen Windows-Updates wird nun allerdings eine Implementierung des Android-PlayStores vorgesehen, wodurch unsere App in Kürze auch für Windows-User zur Verfügung stehen wird. Alle Neuerungen zu diesem Windows Update, erfahren Sie in unserem verlinkten RSS-Feed.

 

Offline Nutzung

Offline Nutzung

Offline-Nutzung

Ist eine Offline-Nutzung der Check-it App Möglich?

Bei Nutzung der Check-it App ist keine dauerhafte Anbindung ins Internet nötig, sodass eine Offline-Nutzung kein Problem ist. Die Automatische Synchronisiert läuft alle 15 Minuten an und prüft, ob Änderungen durchgeführt wurden. Sollte keine Internetverbindung vorhanden sein, kann die Synchronisierung zu einem späteren Zeitpunkt jedoch auch manuell angestoßen werden.

Eine Internetanbindung wird lediglich benötigt wenn:

  • Checklisten vom Server auf das mobile Endgerät versendet werden sollen, beispielsweise wenn diese aktualisiert wurden.
  • Ausgefüllte Checklisten in der Datenbank eingetragen werden sollen.

Obwohl eine ständige Internetverbindung nicht nötig ist, empfiehlt es sich trotzdem regelmäßig (bspw. wöchentlich, oder arbeitstäglich) eine manuelle Sychronisierung durchzuführen, um sicherzustellen, dass alle Datensätze ordnungsgemäß ausgetauscht wurden.

Gespeicherte Checklisten verschicken

In dem Bereich „Abgeschlossene Checklisten“ unter dem Hauptpunkt „Daten“ werden automatisch alle Checklisten abgespeichert, die auf dem mobilen Endgerät erzeugt wurden. Hierbei macht es keinen Unterschied, ob beim Erstellen eine Anbindung an das Internet vorhanden war oder nicht. Zudem werden Checklisten niemals gelöscht, sodass es keinen Unterschied macht, wie viele Checklisten insgesamt im Offline – Modus erzeugt wurden.

Alle hier vorhandenen PDF Dateien können, beispielsweise per E-Mail oder anderen Messengerdiensten, verschickt werden. Hierzu ist es nötig, die jeweilige Checkliste auszuwählen und anschließend nach rechts zu wischen. Anschließend müssen Sie auf den „Teilen“ – Button tippen, um das entsprechende Kontextmenü zu öffnen.

Nachträgliches verschicken von Offline generierten Daten

Manuelle Sychronisierung anstoßen

Anstoßen der Synchronisierung nach erneuter Online Anbindung.
Öffnen des Navigationsmenüs für die Offline-Nutzung von Check-it

Um die neusten Daten aus dem Server zu laden (beispielsweise Änderungen an vorhandenen Checklisten) und abgeschlossene PDF Dateien hochzuladen, kann auch eine manuelle Synchronisierung angestoßen werden, nachdem eine Internetverbindung wieder vorhanden ist. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  • Öffnen Sie das Navigationsmenü oben Links
  • Drücken Sie anschließend auf den Button „Synchronisierung“, um diese manuell anzustoßen.

Alle von Ihnen erstellten Daten werden nun auf den Server geladen und die App ist erneut auf dem neusten Stand.

Personenbezogene Daten

Personenbezogene Daten

Personenbezogene Daten

Ist die Aufnahme personenbezogener Daten zulässig?

Über Check-it werden personenbezogene Daten, wie die E-Mail Adresse und der Benutzername einer Person aufgenommen. Zudem kann über die Auswertung nachverfolgt werden, welcher Kollege welche Checklisten ausgearbeitet hat. Dies führt zu der Frage, ob es für Unternehmen zulässig ist, diese Daten aufzunehmen.

    Da es sich bei dem Anlegen von Nutzern unter Check-it um Informationen handelt, die sich auf eine identifizierbare und natürliche Person beziehen, handelt es sich um personenbezogene Daten im Sinne des Artikel 4 Nr. 1 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).

    Die DSGVO beschreibt gleichermaßen diverse Bedingungen, die einzuhalten sind, damit die Verarbeitung dieser personenbezogenen Daten rechtmäßig ist. Gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c gilt die Verarbeitung als rechtmäßig, wenn die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der der Verantwortliche unterliegt. 

    Da der Verantwortliche, in diesem Fall der Arbeitgeber, gemäß diverser Regelwerke der Verpflichtung unterliegt, bspw. seine Anlagen zu Prüfen und diese zu dokumentieren, oder andere Kontrollen durchzuführen, liegt ist die Aufnahme dieser Daten rechtmäßig.

    Art. 4 Nr. 1

    „personenbezogene Daten“ alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (im Folgenden „betroffene Person“) beziehen; als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind, identifiziert werden kann;

    DSGVO, Datenschutzgrundverordnung

    Art. 6 Abs. 1 c)

    1Die Verarbeitung ist nur rechtmäßig, wenn mindestens eine der nachstehenden Bedingungen erfüllt ist: (…)

    c.) die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich, der der Verantwortliche unterliegt;

    DSGVO, Datenschutzgrundverordnung