Prüfungen dokumentieren
Warum und wie sind Prüfungen zu dokumentieren?
Die Notwendigkeit, Prüfungen zu Dokumentieren ergibt sich aus diversen Regelwerken. So heißt es zum Beispiel in der Betriebssicherheitsverordnung, § 14 (7): „Der Arbeitgeber hat dafür zu sorgen, dass das Ergebnis der Prüfung […] aufgezeichnet und mindestens bis zur nächsten Prüfung aufbewahrt wird. Dabei hat er dafür zu sorgen, dass die Aufzeichnungen […] mindestens Auskunft geben über:
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- Art der Prüfung,
- Prüfumfang,
- Ergebnis der Prüfung und
- Name und Unterschrift der zur Prüfung befähigten Person“
Je nach Art der Prüfung können zusätzliche Anforderungen aus weiteren Regelwerken gelten. So finden beispielsweise im Bereich der elektrotechnischen Prüfungen zusätzlich die Anforderungen der Berufsgenossenschaften und der in den VDE Normen festgelegte anerkannten Regeln der Technik Anwendung. In der DGUV Vorschrift 3 § 5 Prüfungen (3) heißt es zum Beispiel: „Auf Verlangen der Berufsgenossenschaft ist ein Prüfbuch mit bestimmten Eintragungen zu führen.“
Nur durch eine vollständig dokumentierte Prüfung vor Erstinbetriebnahme kann der Nachweis erbracht werden, dass sich die Anlage zum Zeitpunkt der Errichtung in einem sicheren Zustand befunden hat. Dies ist insbesondere im Schadensfall oder bei Gewährleistungsfragen sehr wichtig.
Mit der Aufzeichnung von Prüfungen kommt der Betreiber einer Anlage jedoch nicht nur seiner Dokumentationspflicht nach, sondern kann unter Umständen auch wirtschaftliche Vorteile erlangen. Bei elektrischen Anlagen heißt es beispielsweise in der DIN VDE 0105-100/A1: 2017-06 Abschnitt 5.3.3.101.0.1: „Der Umfang wiederkehrender Prüfungen […] darf je nach Bedarf und nach den Betriebsverhältnissen auf Stichproben sowohl in Bezug auf den örtlichen Bereich (Anlagenteile) als auch auf die durchzuführenden Maßnahmen beschränkt werden, soweit dadurch eine Beurteilung des ordnungsgemäßen Zustandes möglich ist. Berichte und Empfehlungen von vorhergehenden wiederkehrenden Prüfungen müssen berücksichtigt werden. Wenn keine früheren Prüfberichte verfügbar sind, ist eine Vorabuntersuchung notwendig.“
Mit anderen Worten, die Ergebnisse der Wiederholungsprüfung sind mit den Ergebnissen der vorhergehenden Prüfungen zu vergleichen. Ist dies möglich, kann der Umfang der Wiederholungsprüfung auf Stichproben begrenzt werden. Liegt keine dokumentierte Prüfung vor, sind weitere Vorabuntersuchung erforderlich was unter Umständen bedeuten kann, dass bei einer fehlenden Dokumentation, die Wiederholungsprüfung im Umfang einer Erstprüfung durchzuführen ist.
Um die Erstellung von Papierbergen zu vermeiden sehen auch die Regelwerke die Aufzeichnung auf elektronischem Wege vor. Die BetrSichV sagt hierzu „Aufzeichnungen können auch in elektronischer Form aufbewahrt werden.“
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Abschnitt 5.3.3.101.5.1 und 5.3.3.101.5.2
„Nach Abschluss der wiederkehrenden Prüfung einer bestehenden Anlage muss ein Zustandsbericht der elektrischen Anlage erstellt werden. Der Bericht muss Folgendes beinhalten:
- Einzelheiten der Anlagenteile, die besichtigt wurden;
- alle Einschränkungen bei der Besichtigung und beim Erproben und Messen, einschließlich der Gründe dafür;
- alle Schäden, Verschleiß, Fehler oder Beeinträchtigungen der Sicherheit;
- jede Nichtübereinstimmung mit den Anforderungen der Normen der Reihe DIN VDE 0100 (VDE 0100), oder anderer zutreffender Errichtungsnormen, z. B. der Normenreihen VDE 0101 oder VDE 0113, die zu einer Gefährdung führen kann;
- Auflistung der Besichtigung;
- Auflistung der Ergebnisse der Erprobungen und Messungen[…].
