faq_16 – Synchronisierung

faq_16 – Synchronisierung

von | Apr. 22, 2026 | FAQ

Die Dauer der Synchronisierung hägt von mehreren Faktoren an, wie die Datenmenge, Leistung des mobilen Endgeräts oder der Datenverbindung.

Inhalt

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    Worauf sollte ich bei der Sync achten?

    Die App kann nur Synchronisieren, wenn die App geöffnet und im Vordergrund ist. Die App kann nicht synchronisieren, wenn sie geschlossen wird, oder der Bildschirm des mobilen Endgeräts aus ist. Auf Grund von Sicherheitsbestimmungen der Mobilgerätehersteller (Bspw. Apple, Samsung, usw.) kann dies technisch nicht anders umgesetzt werden. 

    Achten Sie daher insbesondere bei großen Datenmengen darauf, dass sie über die Dauer der Sync eine stabile Internetverbindung haben.

     

    Welche Daten werden bei der Sync ausgetauscht?

    Die Synchronisierung gleicht alle auf dem mobilen Endgerät erfassten Daten mit denen auf dem Server ab. Dabei werden folgende Datensätze ausgetauscht:

    Ausgetauschte Daten des Servers zur App:

    • Neue Checklisten und Änderungen in bereits bestehenden Checklisten,
    • Bei Add-On “Konzernverwaltung”: Änderungen in der Nutzergruppe des Nutzers, der die Synchronisierung gestartet hat,
    • Bei Add-On “Auftragsverwaltung”: Versenden von Aufträgen und gleichzeitig die Checklisten, die vom Nutzer bis zu einem definierten Termin ausgefüllt werden müssen und
    • Bei Add-On “Corporate Design”: Aktualisierung des Corporate-Designs inkl. RSS-Feeds, PDF-Dateien und Logo.

    Ausgetauschte Daten der App zum Server:

    • Abgeschlossene Checklisten im PDF Format,
    • Checklisten, die vom User zwischengespeichert wurden und
    • Bei Add-On “Auftragsverwaltung”: Status von zugewiesenen Aufträgen

    Wie oft findet die automatische Synchronisation statt?

    Die automatische Synchronisierung tauscht alle 15 Minuten Daten mit dem Server aus.

    Da die automatische Synchronisierung im Hintergrund läuft, ist die Geschwindigkeit dieser reduziert. Dies ist wichtig, um die Nutzung der App nicht zu beeinflussen. Zudem muss die App lang genug genutzt werden, da die automatische Synchronisierung stoppt, sobald die App geschlossen wird.

    Auch wenn die automatische Synchronisierung aktiv ist, empfiehlt sich teilweise eine manuelle Synchronisierung, insbesondere dann, wenn viele Änderungen auf dem Server durchgeführt wurden oder die App länger nicht mehr genutzt wurde.

    faq_16 – Synchronisierung

    faq_14 – Nutzergruppen Konzept

    von | März 27, 2026 | FAQ

    Sie können für jeden Unternehmensbereich gesonderte Checklisten, Dokumente, sowie Designs und News-Feeds festlegen. Jede Abteilung bzw. Organisationseinheit erhält somit ihre individuelle Version von Check-it. Dokumente und Checklisten können selbstverständlich auch bereichsübergreifend genutzt und verteilt werden.

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    Funktion von Nutzergruppen

    Insbesondere bei großen Unternehmen gibt es schnell hunderte Checklisten für diverse Bereiche und Anwendungsfälle. Wenn diese jedem Nutzer grundsätzlich zur Verfügung stehen, führt dies schnell zur Verwirrung oder zur Auswahl einer falschen Checkliste.

    In diesem Beispiel, werden 3 Abteilungen verwendet: Vertrieb (orange), Instandhaltung (grün) und Lager (blau).

    Durch Nutzergruppen sorgen Sie dafür, dass jeder Benutzer lediglich die Checklisten auswählen kann, die er für seine Arbeit benötigt.

     

    Ein Nutzer kann dabei grundstätzlich mehreren Nutzergruppen gleichzeitig zugewiesen werden.

      • Nutzer 1 ist der Nutzergruppe Vertrieb (orange) zugewiesen.
      • Nutzer 2 ist den Nutzergruppen Instandhalter (grün) und Lager (blau) zugewiesen. Er sieht daher die Kategorien der Nutzergruppen Instandhalter und Lager.
      • Nutzer 3 ist der Nutzergruppe Lager (blau) zugewiesen und sieht daher nur die blauen Kategorien.

    Ein nachträgliches Zuweisen von Nutzergruppen ist jederzeit problemlos möglich.

     

    faq_16 – Synchronisierung

    faq_12 – Check-it On-Premise

    von | März 17, 2026 | Online

    Auf Wunsch installieren wir Check-it auf einem von Ihnen bereitgestellten Server. Dadurch erhalten Sie die vollständige Datenhoheit und alle erfassten Daten werden direkt auf Ihrem Server gespeichert. 

    Diese Grundeinstellung wird in der App vorgenommen, wodurch ein Übersenden der Daten an den Check-it Cloud-Server vermieden wird.

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    Technische Spezifikationen

    Folgende Anforderungen werden an den Kundenserver gestellt:

    • Virtuelle LINUX Maschine mit mindest. 2 Kernen
    • aktuelle LTS  LINUX Distributionen (Debian 10,11,12; Ubuntu 20.04 LTS, 22.04 LTS ..)
    • 16GB RAM
    • 512 MB Speicher
    • Datenbankanbindung über bestehendes Cluster (MSSQL, Oracle) oder Installation von PostgreSQL

    Serverinstallation:

    • Servletcontainer: TomCat9 mit OpenJDK 11
    • Webserver: Apache WebServer bzw. NGINX
    • Datenbankserver: bei Bedarf PostgreSQL
    • Erforderliche Ports: 80 oder 443

    Wartung: 

    • VPN Zugang zur Console des Servers
    • Alternativ überwachter Remotezugriff mit Remotesoftware (z. B. TeamViewer, Anydesk oder hausinterne Tools)
    tut_45 – Verwaltung – Dokumente

    tut_45 – Verwaltung – Dokumente

    von | März 16, 2026 | Online

    Die Dokumentenverwaltung ermöglicht es Ihnen, Dokumente zentral zu organisieren, für verschiedene Nutzergruppen bereitzustellen und jederzeit aktuell zu halten. Über den Menüpunkt „Dokumente” unter „Verwaltung” können Sie Kategorien und Dokumente anlegen, bearbeiten und strukturieren. Diese Anleitung führt Sie Schritt für Schritt durch die wichtigsten Funktionen: von der Übersicht über das Anlegen und Bearbeiten von Kategorien bis hin zum Hochladen und Verwalten einzelner Dokumente.

    Inhalt

    • Dokument Übersicht
    • Kategorie Bearbeiten
    • Dokumente Bearbeiten/ Neu Anlegen

    Verwandte Beiträge

    Dokument-Übersicht

    Bild 1: Navigieren Sie zunächst zu „Verwaltung“ und wählen Sie anschließend den Menüpunkt „Dokumente“ aus.

    Bild 2: Hier sehen Sie die Übersicht der Seite:

    a. Möglichkeit zum Hinzufügen von Kategorien und Dokumenten.
    b. Filterfunktion über verschiedene Nutzergruppen.
    c. Informationen zur Kategorie, beispielsweise den Namen der Nutzergruppe, zu der sie gehört, sowie die Möglichkeit, die Kategorie zu bearbeiten oder zu löschen.
    d. Informationen zu einem einzelnen Dokument. Die Icons von links nach rechts: Dokument öffnen und als PDF ansehen, Dokumentdaten bearbeiten, Dokument löschen.*
    e. Dokumente können per Drag & Drop in verschiedene Ordner verschoben werden.

    Kategorie Bearbeiten/ Neu anlegen

    Bild 1: Um eine Kategorie neu anzulegen oder eine bestehende Kategorie zu bearbeiten, wählen Sie entweder: Hinzufügen -> „Ordner“ oder Ordner -> “Bearbeiten”

    Bild 2: Sie können nun:

    a. Einen Namen für die Kategorie vergeben 
    b. Die Nutzergruppe der Kategorie ändern
    c. Die Änderungen speichern

     

    Dokumente Bearbeiten/ Neu anlegen

    Bild 1: Um eine Kategorie neu anzulegen oder eine bestehende Kategorie zu bearbeiten, wählen Sie entweder „Hinzufügen → Neues Dokument“ oder „Dokument → Ändern“.

    Bild 2: Sie können nun
    a. den Titel ändern,
    b. den Ordner ändern,
    c. einen Infotext vergeben,
    d. ein PDF-Dokument hochladen.

     

    Bild 3: Falls Sie ein neues Dokument hochladen möchten (d), haben Sie zwei Möglichkeiten:
    a. Ziehen Sie das Dokument per Drag & Drop in das entsprechende Feld.
    b. Über „Datei auswählen“ öffnet sich der Dateibrowser (siehe Bild 4).

    Klicken Sie anschließend auf „Anwenden“ (Bild 5) und danach auf „Speichern“ (Bild 6).

    tut_45 – Verwaltung – Dokumente

    tut_44 – Verwaltung – Mails

    von | März 16, 2026 | Online

    In diesem Bereich können Sie die Mailvorlagen verwalten, die vom System automatisch an Nutzer versendet werden. Sie haben die Möglichkeit, verschiedene Templates einzusehen, deren Inhalte anzupassen und den Versand der Mails zu testen. Außerdem können Sie Platzhalter verwenden, damit persönliche Informationen wie der Name des Nutzers automatisch in die Mail eingefügt werden.

     
     

    Übersicht über Mail-Vorlagen

    Gehen Sie auf „Verwaltung“ und anschließend auf „Mails“.

    In der ersten Reihe befinden sich Buttons mit verschiedenen Funktionen, die im Folgenden erklärt werden.

    a. Hier können Sie zwischen verschiedenen Mail-Templates wechseln.
    b. In diesem Bereich sehen Sie die Platzhalter, die in der Mail verwendet werden können, sowie eine Beschreibung dieser Platzhalter.
    c. Hier wird die Mail angezeigt, die versendet wird.

    Mail-Vorlagen bearbeiten

    Nachdem Sie auf „Bearbeiten“ gedrückt haben, können Sie die Vorlage bearbeiten.

    a. Hier können Sie den Betreff der Mail festlegen.
    b. Hier bearbeiten Sie den Body der Mail, also den eigentlichen Inhalt. Dafür stehen Ihnen verschiedene Formatierungsmöglichkeiten wie Fett, Kursiv usw. zur Verfügung.

    Außerdem können Platzhalter verwendet werden. Wenn beispielsweise der Name des Nutzers eingefügt werden soll, wird der Platzhalter @@nameuser@@ verwendet.
    Wenn Sie also „Sehr geehrter Max Müller“ schreiben möchten, müssen Sie in der Vorlage „Sehr geehrter @@nameuser@@“ eintragen.

    cc Empfänger einstellen

    Wählen Sie den Button „CC Empfänger“, um einen automatischen Empfänger mit einzutragen.

    Hier können Sie eine Mailadresse eingeben, die automatisch in CC gesetzt wird, wenn eine Mail versendet wird. Dadurch wissen Sie, welche Mails das System an die Kollegen versendet.

    Hinweis: Systembenachrichtigungen wie „Passwort zurücksetzen“ sind davon selbstverständlich nicht betroffen.

      Bild-Bookmark verknüpfen

      Wenn Sie den Button „Test-Mail versenden“ verwenden, können Sie den Versand der Mail testen.

      Wenn Sie Ihre E-Mail im Pop-Up eingeben, erhalten Sie kurz darauf die entsprechende E-Mail und können so prüfen, wie die Mail für Ihre Nutzer aussieht.

      Klicken Sie hier, um auf den Login- oder Registrierungs-Cheese zuzugreifen