Nutzergruppen Konzept

Nutzergruppen Konzept

von | März 27, 2026 | Check-it, FAQ

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Nutzergruppen Konzept

Sie können für jeden Unternehmensbereich gesonderte Checklisten, Dokumente, sowie Designs und News-Feeds festlegen. Jede Abteilung bzw. Organisationseinheit erhält somit ihre individuelle Version von Check-it. Dokumente und Checklisten können selbstverständlich auch bereichsübergreifend genutzt und verteilt werden.

Funktion von Nutzergruppen

Insbesondere bei großen Unternehmen gibt es schnell hunderte Checklisten für diverse Bereiche und Anwendungsfälle. Wenn diese jedem Nutzer grundsätzlich zur Verfügung stehen, führt dies schnell zur Verwirrung oder zur Auswahl einer falschen Checkliste.

In diesem Beispiel, werden 3 Abteilungen verwendet: Vertrieb (orange), Instandhaltung (grün) und Lager (blau).

Durch Nutzergruppen sorgen Sie dafür, dass jeder Benutzer lediglich die Checklisten auswählen kann, die er für seine Arbeit benötigt.

 

Ein Nutzer kann dabei grundstätzlich mehreren Nutzergruppen gleichzeitig zugewiesen werden.

    • Nutzer 1 ist der Nutzergruppe Vertrieb (orange) zugewiesen.
    • Nutzer 2 ist den Nutzergruppen Instandhalter (grün) und Lager (blau) zugewiesen. Er sieht daher die Kategorien der Nutzergruppen Instandhalter und Lager.
    • Nutzer 3 ist der Nutzergruppe Lager (blau) zugewiesen und sieht daher nur die blauen Kategorien.

Ein nachträgliches Zuweisen von Nutzergruppen ist jederzeit problemlos möglich.

 

Check-it On-Premise

Check-it On-Premise

von | März 17, 2026 | Check-it, FAQ

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Check-it On Premise

Auf Wunsch installieren wir Check-it auf einem von Ihnen bereitgestellten Server. Dadurch erhalten Sie die vollständige Datenhoheit und alle erfassten Daten werden direkt auf Ihrem Server gespeichert. 

Diese Grundeinstellung wird in der App vorgenommen, wodurch ein Übersenden der Daten an den Check-it Cloud-Server vermieden wird.

Technische Spezifikationen

Folgende Anforderungen werden an den Kundenserver gestellt:

  • Virtuelle LINUX Maschine mit mindest. 2 Kernen
  • aktuelle LTS  LINUX Distributionen (Debian 10,11,12; Ubuntu 20.04 LTS, 22.04 LTS ..)
  • 16GB RAM
  • 512 MB Speicher
  • Datenbankanbindung über bestehendes Cluster (MSSQL, Oracle) oder Installation von PostgreSQL

Serverinstallation:

  • Servletcontainer: TomCat9 mit OpenJDK 11
  • Webserver: Apache WebServer bzw. NGINX
  • Datenbankserver: bei Bedarf PostgreSQL
  • Erforderliche Ports: 80 oder 443

Wartung: 

  • VPN Zugang zur Console des Servers
  • Alternativ überwachter Remotezugriff mit Remotesoftware (z. B. TeamViewer, Anydesk oder hausinterne Tools)

TUT_45 – Dokumente Einpflegen (Online)

TUT_45 – Dokumente Einpflegen (Online)

von | März 16, 2026 | Check-it, Tutorial

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Dokumente einpflegen (Online)

In diesem Bereich können Sie die Mailvorlagen verwalten, die vom System automatisch an Nutzer versendet werden. Sie haben die Möglichkeit, verschiedene Templates einzusehen, deren Inhalte anzupassen und den Versand der Mails zu testen. Außerdem können Sie Platzhalter verwenden, damit persönliche Informationen wie der Name des Nutzers automatisch in die Mail eingefügt werden.

 
 

Dokument-Übersicht

Bild 1: Navigieren Sie zunächst zu „Verwaltung“ und wählen Sie anschließend den Menüpunkt „Dokumente“ aus.

Bild 2: Hier sehen Sie die Übersicht der Seite:

a. Möglichkeit zum Hinzufügen von Kategorien und Dokumenten.
b. Filterfunktion über verschiedene Nutzergruppen.
c. Informationen zur Kategorie, beispielsweise den Namen der Nutzergruppe, zu der sie gehört, sowie die Möglichkeit, die Kategorie zu bearbeiten oder zu löschen.
d. Informationen zu einem einzelnen Dokument. Die Icons von links nach rechts: Dokument öffnen und als PDF ansehen, Dokumentdaten bearbeiten, Dokument löschen.*
e. Dokumente können per Drag & Drop in verschiedene Ordner verschoben werden.

Kategorie Bearbeiten/ Neu anlegen

Bild 1: Um eine Kategorie neu anzulegen oder eine bestehende Kategorie zu bearbeiten, wählen Sie entweder: Hinzufügen -> „Ordner“ oder Ordner -> “Bearbeiten”

Bild 2: Sie können nun:

a. Einen Namen für die Kategorie vergeben 
b. Die Nutzergruppe der Kategorie ändern
c. Die Änderungen speichern

 

Dokumente Bearbeiten/ Neu anlegen

Bild 1: Um eine Kategorie neu anzulegen oder eine bestehende Kategorie zu bearbeiten, wählen Sie entweder „Hinzufügen → Neues Dokument“ oder „Dokument → Ändern“.

Bild 2: Sie können nun
a. den Titel ändern,
b. den Ordner ändern,
c. einen Infotext vergeben,
d. ein PDF-Dokument hochladen.

 

Bild 3: Falls Sie ein neues Dokument hochladen möchten (d), haben Sie zwei Möglichkeiten:
a. Ziehen Sie das Dokument per Drag & Drop in das entsprechende Feld.
b. Über „Datei auswählen“ öffnet sich der Dateibrowser (siehe Bild 4).

Klicken Sie anschließend auf „Anwenden“ (Bild 5) und danach auf „Speichern“ (Bild 6).

E-Mail Vorlagen

E-Mail Vorlagen

von | März 16, 2026 | Check-it, Tutorial

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E-Mail Vorlagen

In diesem Bereich können Sie die Mailvorlagen verwalten, die vom System automatisch an Nutzer versendet werden. Sie haben die Möglichkeit, verschiedene Templates einzusehen, deren Inhalte anzupassen und den Versand der Mails zu testen. Außerdem können Sie Platzhalter verwenden, damit persönliche Informationen wie der Name des Nutzers automatisch in die Mail eingefügt werden.

 
 

Übersicht über Mail-Vorlagen

Gehen Sie auf „Verwaltung“ und anschließend auf „Mails“.

In der ersten Reihe befinden sich Buttons mit verschiedenen Funktionen, die im Folgenden erklärt werden.

a. Hier können Sie zwischen verschiedenen Mail-Templates wechseln.
b. In diesem Bereich sehen Sie die Platzhalter, die in der Mail verwendet werden können, sowie eine Beschreibung dieser Platzhalter.
c. Hier wird die Mail angezeigt, die versendet wird.

Mail-Vorlagen bearbeiten

Nachdem Sie auf „Bearbeiten“ gedrückt haben, können Sie die Vorlage bearbeiten.

a. Hier können Sie den Betreff der Mail festlegen.
b. Hier bearbeiten Sie den Body der Mail, also den eigentlichen Inhalt. Dafür stehen Ihnen verschiedene Formatierungsmöglichkeiten wie Fett, Kursiv usw. zur Verfügung.

Außerdem können Platzhalter verwendet werden. Wenn beispielsweise der Name des Nutzers eingefügt werden soll, wird der Platzhalter @@nameuser@@ verwendet.
Wenn Sie also „Sehr geehrter Max Müller“ schreiben möchten, müssen Sie in der Vorlage „Sehr geehrter @@nameuser@@“ eintragen.

cc Empfänger einstellen

Wählen Sie den Button „CC Empfänger“, um einen automatischen Empfänger mit einzutragen.

Hier können Sie eine Mailadresse eingeben, die automatisch in CC gesetzt wird, wenn eine Mail versendet wird. Dadurch wissen Sie, welche Mails das System an die Kollegen versendet.

Hinweis: Systembenachrichtigungen wie „Passwort zurücksetzen“ sind davon selbstverständlich nicht betroffen.

    Bild-Bookmark verknüpfen

    Wenn Sie den Button „Test-Mail versenden“ verwenden, können Sie den Versand der Mail testen.

    Wenn Sie Ihre E-Mail im Pop-Up eingeben, erhalten Sie kurz darauf die entsprechende E-Mail und können so prüfen, wie die Mail für Ihre Nutzer aussieht.

    Check-it API

    Check-it API

    von | März 15, 2026 | Check-it, FAQ

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    Check-it API

    Check-it ist keine Insellösung, sondern lässt sich in Ihre bestehende Datenbank integrieren. Sie verwenden bereits ein ERP oder Instandhaltungs-Management-System? Oder Sie nutzen eine eigene Datenbank oder ein Dokumenten-Management-System? Kein Problem, über unsere OpenAPI können Sie Check-it mit jeglichem System verbinden und erfasste Daten in Ihr System übertragen und weiterverarbeiten.

    Wir bieten eine REST Schnittstelle an. Die Authentifizierung ist tokenbasiert und folgt der OAuth2 Spezifikation. Die Daten werden dann durch einen entsprechenden Aufruf im JSON Format zurückgegeben. Alternativ können wir auch die Daten über „JCo„ an einen definierten BAPI Baustein transferieren.

    Technische Spezifikation

    Server:

    • Virtuelle LINUX Maschine mit mindest. 2 Kernen
    • aktuelle LTS  LINUX Distributionen (Debian 10,11,12; Ubuntu 20.04 LTS, 22.04 LTS ..)
    • RAM >= 16GB
    • Speicher >= 512 MB

    Datenbankanbindung:

    • Entweder Anbindung an bestehendes Cluster (MSSQL, Oracle..) oder Installation von PostgreSQL

    Serverinstallation:

    • Servletcontainer: TomCat9 mit OpenJDK 11
    • Webserver: Apache WebServer bzw. NGINX
    • Datenbankserver: bei Bedarf PostgreSQL
    • Ports nach außen 80 oder 443

    Wartung: 

    • Entweder VPN Zugang zur Console des Servers oder überwachter Remotezugriff mit Remotesoftware (TeamViewer, Anydesk oder hausinterne Tools)

    Beispiel-Funktion der API

     Auftrags-Management-System:

    • Der Auftrag wird angelegt und automatisch terminiert.
    • Der Auftrag wird einem definierten Nutzer gewiesen
    • Der Auftrag wird einer Checkliste zugewiesen
    • Diese Daten werden auf einer Austauschplattform abgelegt.

    Check-it-Seitig

    • Die Daten werden von der Austauschplattform abgeholt und dem entsprechenden Nutzer zugewiesen
    • Besagte Nutzer erhält die Checkliste zugewiesen
    • Die Checkliste wird lt. den Angaben terminiert
    • Er füllt die Checkliste aus, und generiert ein entsprechendes PDF-Dokument
    • Das PDF-Dokument erhält die Auftragsnummer als Dateiname und wird auf dem Austauschverzeichnis abgelegt

     Auftrags-Management-System:

    • Die PDF wird vom Austauschverzeichnis abgeholt und an den Auftrag angehängt.

    Format der Auftragsliste: Am einfachsten CSV, Dateiname mit Zeitstempel
    Austauschplattform: FTP oder WEBDAV