Check-it Rechtekonzept
Das Check-it Rechtekonzept legt fest, wer welche Inhalte sehen, ausfüllen und bearbeiten darf. So erhält jede Abteilung und Organisationseinheit genau die Inhalte, die sie für ihre Arbeit benötigt. Inhalte können dabei auch bereichsübergreifend genutzt werden.
Das Konzept besteht aus vier Teilen: Typen, Inhalte, Kategorien und Nutzergruppen.
Übersicht
Im Check it Berechtigungskonzept gibt es folgende Teile:
a. Typen (nur für Checklisten und Checklisten-Kategorien)
b. Inhalte (Checklisten, Gefährdungsbeurteilungen, Dokumente).
c. Kategorien in denen Inhalte gesammelt werden können.
a. Berechtigungstypen
Checklisten und Kategorien haben einen Typ. Dieser Typ gibt Auskunft darüber, wer eine Checkliste/ Kategorie/ andere Art Inhalt bearbeiten und sehen darf.
Folgende Typen gibt es in Check-it
| Zweck: | Lese-Berechtigung | Schreibberechtigung | |
| Persönlich | Inhalte, die nur von einem Nutzer gesehen werden sollen, bspw. Entwürfe oder private Checklisten. |
Nur der eingetragene User kann den Inhalt sehen. * |
Nur der eingetragene User kann den Inhalt bearbeiten. * |
| Allgemein | Inhalte, die für alle User Zugänglich gemacht werden sollen. | Alle User, die in der gleichen Nutzergruppe sind, können die Inhalte sehen. | Nur Administratoren können den Inhalt bearbeiten. |
| Partner | Inhalte, die für alle User alle Unternehmen eines Partners sichtbar sein sollen. | Alle User aller Unternehmen können die Inhalte sehen. | Nur der Partner-Admin kann den Inhalt bearbeiten. |
*Wichtiger Hinweis: Dies gilt nicht für Administratoren – diese können alle Inhalte in einem Unternehmen sehen und bearbeiten, auch die, die den Typ “Persönlich” haben.
b. Inhalte
In Check it gibt es folgende Inhalte, die bearbeitet, ausgefüllt oder von den Nutzern gesehen werden können.
- Checklisten – das Herzstück von Check it. Zum Bearbeiten, Ausfüllen und Erheben von Daten.
- Dokumente – stellen Sie Ihren Nutzern verschiedene Dokumente zur Verfügung, bspw. Karten, Bedienungsanleitungen oder Arbeitsanweisungen.
- Gefährdungsbeurteilungen – In Check it können über ein Add-On Gefährdungsbeurteilungen erstellt und bearbeitet werden.
c. Kategorien
Inhalte werden in Kategorien thematisch gruppiert – zum Beispiel nach Abteilung, Bereich oder Prozess. Eine Kategorie fasst also mehrere Checklisten zusammen und macht sie übersichtlicher.
- Kategorien können frei erstellt und benannt werden.
- Inhalte lassen sich jederzeit zwischen Kategorien verschieben.
- Auch Kategorien selbst haben einen Typ, der die Sichtbarkeit und Nutzung der gesamten Kategorie steuert (siehe oben)
- Kategorien werden gezielt einer oder mehreren Nutzergruppen zugewiesen.
d. Nutzergruppen
Insbesondere bei großen Unternehmen gibt es schnell hunderte Checklisten für diverse Bereiche und Anwendungsfälle. Wenn diese jedem Nutzer grundsätzlich zur Verfügung stehen, führt dies schnell zur Verwirrung oder zur Auswahl einer falschen Checkliste.
In diesem Beispiel, werden 3 Abteilungen verwendet: Vertrieb (orange), Instandhaltung (grün) und Lager (blau).
Durch Nutzergruppen sorgen Sie dafür, dass jeder Benutzer lediglich die Checklisten auswählen kann, die er für seine Arbeit benötigt.
Ein Nutzer kann dabei mehreren Nutzergruppen gleichzeitig zugewiesen werden.
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- Nutzer 1 ist der Nutzergruppe Vertrieb (orange) zugewiesen.
- Nutzer 2 ist den Nutzergruppen Instandhalter (grün) und Lager (blau) zugewiesen. Er sieht daher die Kategorien der Nutzergruppen Instandhalter und Lager.
- Nutzer 3 ist der Nutzergruppe Lager (blau) zugewiesen und sieht daher nur die blauen Kategorien.
Ein nachträgliches Zuweisen von Nutzergruppen ist jederzeit problemlos möglich.
