E-Mail Vorlagen
In diesem Bereich können Sie die Mailvorlagen verwalten, die vom System automatisch an Nutzer versendet werden. Sie haben die Möglichkeit, verschiedene Templates einzusehen, deren Inhalte anzupassen und den Versand der Mails zu testen. Außerdem können Sie Platzhalter verwenden, damit persönliche Informationen wie der Name des Nutzers automatisch in die Mail eingefügt werden.
Übersicht über Mail-Vorlagen
Gehen Sie auf „Verwaltung“ und anschließend auf „Mails“.
In der ersten Reihe befinden sich Buttons mit verschiedenen Funktionen, die im Folgenden erklärt werden.
a. Hier können Sie zwischen verschiedenen Mail-Templates wechseln.
b. In diesem Bereich sehen Sie die Platzhalter, die in der Mail verwendet werden können, sowie eine Beschreibung dieser Platzhalter.
c. Hier wird die Mail angezeigt, die versendet wird.
Mail-Vorlagen bearbeiten
Nachdem Sie auf „Bearbeiten“ gedrückt haben, können Sie die Vorlage bearbeiten.
a. Hier können Sie den Betreff der Mail festlegen.
b. Hier bearbeiten Sie den Body der Mail, also den eigentlichen Inhalt. Dafür stehen Ihnen verschiedene Formatierungsmöglichkeiten wie Fett, Kursiv usw. zur Verfügung.
Außerdem können Platzhalter verwendet werden. Wenn beispielsweise der Name des Nutzers eingefügt werden soll, wird der Platzhalter @@nameuser@@ verwendet.
Wenn Sie also „Sehr geehrter Max Müller“ schreiben möchten, müssen Sie in der Vorlage „Sehr geehrter @@nameuser@@“ eintragen.
cc Empfänger einstellen
Wählen Sie den Button „CC Empfänger“, um einen automatischen Empfänger mit einzutragen.
Hier können Sie eine Mailadresse eingeben, die automatisch in CC gesetzt wird, wenn eine Mail versendet wird. Dadurch wissen Sie, welche Mails das System an die Kollegen versendet.
Hinweis: Systembenachrichtigungen wie „Passwort zurücksetzen“ sind davon selbstverständlich nicht betroffen.
Bild-Bookmark verknüpfen
Wenn Sie den Button „Test-Mail versenden“ verwenden, können Sie den Versand der Mail testen.
Wenn Sie Ihre E-Mail im Pop-Up eingeben, erhalten Sie kurz darauf die entsprechende E-Mail und können so prüfen, wie die Mail für Ihre Nutzer aussieht.
