Ein Auftrag ist eine konkrete Arbeitsaufgabe, die einem Benutzer zugewiesen werden kann. Er verbindet eine auszuführende Tätigkeit mit den dafür benötigten Informationen, wie zum Beispiel einer Checkliste, einem Objekt, einem Standort oder weiteren Angaben.
Mit Aufträgen können Unternehmen sicherstellen, dass Aufgaben strukturiert verteilt, durchgeführt und anschließend nachvollziehbar dokumentiert werden.
Ein typischer Auftrag kann beispielsweise sein:
- Prüfung einer Maschine
- Kontrolle einer technischen Anlage
- Wartung eines Gerätes
- Begehung eines Bereichs
- Durchführung einer wiederkehrenden Kontrollaufgabe
Der Mitarbeiter erhält den Auftrag direkt in der Check-it App und kann die zugehörige Checkliste mobil bearbeiten. Die dabei erfassten Daten, Fotos, Kommentare oder Unterschriften werden anschließend dokumentiert.
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Warum werden Aufträge benötigt?
Aufgaben gezielt verteilen
Ein Auftrag kann einem bestimmten Benutzer oder einer Benutzergruppe zugewiesen werden. Dadurch ist klar geregelt, wer eine Aufgabe durchführen soll.
Beispiel:
„Prüfung der Brandschutztüren im Gebäude A bis zum 15.07.“
Der zuständige Mitarbeiter sieht den Auftrag direkt in seiner App und kann ihn bearbeiten.
Einheitliche Durchführung sicherstellen
Durch die Verbindung eines Auftrags mit einer Checkliste wird vorgegeben, welche Punkte geprüft oder dokumentiert werden müssen.
Dadurch werden Arbeitsabläufe standardisiert und wichtige Prüfschritte nicht vergessen.
Beispiel:
- Sichtprüfung durchführen
- Messwert erfassen
- Mangel dokumentieren
- Foto hinzufügen
- Prüfung abschließen
Dokumentation und Nachweis verbessern
Jeder ausgeführte Auftrag kann nachvollzogen werden:
Wer hat die Aufgabe durchgeführt?
Wann wurde sie erledigt?
Welche Ergebnisse wurden dokumentiert?
Gab es Auffälligkeiten oder Mängel?
Damit entsteht ein vollständiger digitaler Nachweis der ausgeführten Arbeiten.
Was ist der Unterschied zwischen einer Checkliste und einem Auftrag?
Ein Auftrag beschreibt, wer, wann und wo diese Aufgabe durchführen soll.
Beispiel:
Checkliste:
„Prüfung elektrischer Betriebsmittel“
Auftrag:
„Max Mustermann prüft am 10.07.2026 die elektrischen Betriebsmittel in Werkhalle 2.“
Die gleiche Checkliste kann also für viele unterschiedliche Aufträge verwendet werden.
Wie läuft ein Auftrag für den Mitarbeiter ab?
- Ein Auftrag wird im Check-it System erstellt.
- Der Auftrag wird einem Benutzer zugewiesen.
- Der Mitarbeiter sieht den Auftrag in seiner App.
- Die hinterlegte Checkliste wird ausgefüllt.
- Ergebnisse, Fotos, Kommentare oder Unterschriften werden erfasst.
- Nach Abschluss steht die Dokumentation zur weiteren Verwendung bereit.