Die Dokumentenverwaltung ermöglicht es Ihnen, Dokumente zentral zu organisieren, für verschiedene Nutzergruppen bereitzustellen und jederzeit aktuell zu halten. Über den Menüpunkt „Dokumente” unter „Verwaltung” können Sie Kategorien und Dokumente anlegen, bearbeiten und strukturieren. Diese Anleitung führt Sie Schritt für Schritt durch die wichtigsten Funktionen: von der Übersicht über das Anlegen und Bearbeiten von Kategorien bis hin zum Hochladen und Verwalten einzelner Dokumente.
Inhalt
- Dokument Übersicht
- Kategorie Bearbeiten
- Dokumente Bearbeiten/ Neu Anlegen
Dokument-Übersicht
Bild 1: Navigieren Sie zunächst zu „Verwaltung“ und wählen Sie anschließend den Menüpunkt „Dokumente“ aus.
Bild 2: Hier sehen Sie die Übersicht der Seite:
a. Möglichkeit zum Hinzufügen von Kategorien und Dokumenten.
b. Filterfunktion über verschiedene Nutzergruppen.
c. Informationen zur Kategorie, beispielsweise den Namen der Nutzergruppe, zu der sie gehört, sowie die Möglichkeit, die Kategorie zu bearbeiten oder zu löschen.
d. Informationen zu einem einzelnen Dokument. Die Icons von links nach rechts: Dokument öffnen und als PDF ansehen, Dokumentdaten bearbeiten, Dokument löschen.*
e. Dokumente können per Drag & Drop in verschiedene Ordner verschoben werden.
Kategorie Bearbeiten/ Neu anlegen
Bild 1: Um eine Kategorie neu anzulegen oder eine bestehende Kategorie zu bearbeiten, wählen Sie entweder: Hinzufügen -> „Ordner“ oder Ordner -> “Bearbeiten”
Bild 2: Sie können nun:
a. Einen Namen für die Kategorie vergeben
b. Die Nutzergruppe der Kategorie ändern
c. Die Änderungen speichern
Dokumente Bearbeiten/ Neu anlegen
Bild 1: Um eine Kategorie neu anzulegen oder eine bestehende Kategorie zu bearbeiten, wählen Sie entweder „Hinzufügen → Neues Dokument“ oder „Dokument → Ändern“.
Bild 2: Sie können nun
a. den Titel ändern,
b. den Ordner ändern,
c. einen Infotext vergeben,
d. ein PDF-Dokument hochladen.
Bild 3: Falls Sie ein neues Dokument hochladen möchten (d), haben Sie zwei Möglichkeiten:
a. Ziehen Sie das Dokument per Drag & Drop in das entsprechende Feld.
b. Über „Datei auswählen“ öffnet sich der Dateibrowser (siehe Bild 4).
Klicken Sie anschließend auf „Anwenden“ (Bild 5) und danach auf „Speichern“ (Bild 6).
