Abgeschlossene Checklisten

Nach dem Login in Check-it Online, finden Sie alle abgeschlossenen Checklisten im Bereich “Daten” > “Abgeschlossene Checklisten”. Dort finden Sie all Ihre abgeschlossenen Checklisten und, abhängig von den Ihnen zugeteilten Nutzerrechten, auch die Ihrer Kollegen. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Checkliste auf einem mobilen Endgerät oder online ausgefüllt wurden.

Hier können Sie die gespeicherten PDF Dateien nach Checkliste, Kategorie, Mitarbeiter, Benutzergruppe, Bearbeitungszeitraum etc. filtern, um schnell gewünschte Daten zu finden.

a) Sie greifen auf diesen Bereich zu, indem Sie in den oberen Reitern Daten und anschließend Abgeschlossene Checklisten auswählen. 

b) Gelöschte Checklisten können jederzeit wieder hergestellt werden; wählen Sie hierzu den Button Gelöschte anzeigen. 

c) Durch Anwählen des nach unten geneigten Pfeils können Sie verschiedene Filter an- und abwählen. Sie können Checklisten filtern nach:
– Kategorie, der Ordner, in welcher sich die Checkliste befindet
– Status, in der sich die Checkliste befindet (offen, in Bearbeitung, abgeschlossen)
– Erfasst von/ bis, ist das Datum an dem die Checkliste generiert wurde 
– Bezeichnung, ist der Name der Checkliste aus dem die PDF Datei generiert wurde
– PDF-Bezeichnung, ist der Name der generierten PDF-Datei
– Erfasst von, öffnet ein Dropdown Menü mit allen im System angelegten Mitarbeitern.

d) In der Auswahl, können Sie die angezeigten Dokumente frei bearbeiten. 

e) Durch eine Massenbearbeitung kann allen ausgewählten Dokumenten ein Status zugewiesen werden. 

f) Durch eine Massenbearbeitung, können alle ausgewählten Dokumente, gelöscht oder heruntergeladen werden. Der Download erfolgt über ein .zip-File.

g) Alle angezeigten PDF-Dateien Auswählen, bzw. die Auswahl entfernen

h) Anzeige des ausgewählten PDF-Dokuments. 

i) Sortierfunktion 

j) Vergeben eines Individuellen Status für jedes einzelne Dokument.

Sie können in Check-it den “Status” nutzen, um verschiedene Arbeiten mit abgeschlossenen Checklisten einzutragen. In diesem Beispiel wird folgender Workflow damit abgebildet:

• Check-it User füllen Checklisten aus 
• Wöchentlich/ Täglich sollen diese Checklisten in einem anderen Portal (Bspw. SharePoint o.ä. abgespeichert werden)
• Hierzu werden alle neu eingegangenen Checklisten heruntergeladen und in manuell in besagtem Portal gespeichert.

Nach leeren Checklisten filtern

Alle im Checklisten, die neu aufgenommen werden, haben erst einmal die Kennzeichnung “Leer”. Filtern Sie nach Leeren Checklisten um alle Listen einzusehen, die von Ihnen noch nicht eingespeichert wurden.

Bild 1: Aktivieren Sie den Filter

Bild 2: Filtern Sie nach der Kennzeichnung “Leer”